PROCESSUS DE CERTIFICATION DES ORGANISMES
DE FORMATION
1. Définition des étapes du processus
Le cycle de certification de cinq ans commence avec la décision de certification ou avec la décision de renouvellement de la certification. Il est composé d'un audit initial, puis d'audits de surveillance annuels et d'un audit de renouvellement au cours de la dernière année, réalisés sur site.
La liste des éléments constitutifs du dossier à compléter est sollicitée auprès de l'un des organismes certificateurs accrédités.
La recevabilité du dossier par l'organisme certificateur est conditionnée par la complétude du dossier de certification déposé par l'organisme de formation.
Les étapes de la certification sont les suivantes :
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Etape 0 |
Recevabilité |
Instruction du dossier par l'organisme certificateur et décision de recevabilité par ce dernier au plus tard quinze jours après la réception du dossier de certification complet envoyé par l'organisme de formation. |
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Etape 1 |
Audit initial |
L'audit initial comprend un volet "documentaire" et un volet "complémentaire en présence de stagiaires" réalisés durant la première session de formation dispensée à des stagiaires, susceptible d'être couverte par le champ de la certification. Il est planifié en concertation avec l'organisme de formation. Jusqu'à l'obtention de sa certification, l'organisme de formation n'est pas autorisé à organiser d'autres sessions de formation. |
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Les volets "documentaire" et "complémentaire en présence de stagiaires" de l'audit initial peuvent être réalisés simultanément. |
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La décision relative à l'audit initial est prise au plus tard neuf mois à compter de la notification de la recevabilité positive (étape 0). |
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Etape 2 |
Audit de surveillance |
Les audits de surveillance annuels comprennent un volet "documentaire". |
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Le deuxième audit de surveillance est complété d'un volet "complémentaire en présence de stagiaires" réalisé durant une session de formation couverte par le champ de la certification. Les volets "documentaire" et "complémentaire en présence de stagiaires" de l'audit de surveillance de la deuxième année peuvent être réalisés simultanément. |
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Les audits de surveillance sont réalisés au plus tard un an après l'attribution de la certification, suite à l'audit initial, ou suite au maintien de la certification, suite à l'audit de surveillance précédent. |
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L'audit de surveillance peut être planifié ou inopiné. Durant le cycle de certification, au moins un audit du volet "complémentaire en présence de stagiaires" est réalisé de façon inopinée. |
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Etape 3 |
Audit de renouvellement |
L'audit de renouvellement est composé d'un volet "documentaire" et d'un volet "complémentaire en présence de stagiaires" réalisés durant une session de formation, correspondant au champ de la certification. Les volets "documentaire" et "complémentaire en présence de stagiaires" de l'audit de renouvellement peuvent être réalisés simultanément. Cet audit est réalisé de façon que la décision de certification soit prise avant l'expiration de la certification. L'audit de renouvellement peut être planifié ou inopiné. |
2. Durées minimales des audits
2.1. Les durées minimales des audits initiaux, de surveillance de la deuxième année et de renouvellement sont définies dans le tableau ci-après :
| VOLET DOCUMENTAIRE | VOLET COMPLÉMENTAIRE en présence de stagiaires |
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Critères pédagogiques : support et déploiement |
Processus interne, traçabilité et contrôle des connaissances |
Critères techniques : moyens de formation |
Pendant une formation initiale ou de renouvellement |
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4 heures, complétées de 2 heures par niveau d'enseignement supplémentaire |
3 heures, complétées de 1 heures par niveau d'enseignement supplémentaire |
2 heures par niveau d'enseignement supplémentaire |
4 heures par niveau d'enseignement. Si les 3 niveaux sont enseignés, seuls 2 niveaux sont audités |
Lorsqu'un organisme ne dispense que des formations de niveau 3, les temps précités sont majorés de 25 %.
Dans le cas d'une entreprise multisites ou d'un groupe, l'organisme de certification détermine les définitions à prendre en compte, les conditions de délivrance de la certification, selon l'organisation, par établissement ou pour toute l'entreprise et les règles d'échantillonnage à appliquer, conformément au document IAF MD l'appliqué à l'objet de la certification.
2.2. Précisions sur le déroulement des étapes du processus de certification :
L'organisme certificateur constitue une instance indépendante, dénommée comité de certification , composé de personnes expérimentées dans le domaine de la radioprotection, provenant notamment des organismes de formation et des professionnels. L'organisme certificateur établit la fréquence de réunion du comité de certification.
Ce comité :
- émet un avis sur le contenu des supports d'audits en vue de la certification des organismes de formation ;
- sur la base du rapport de l'auditeur, statue sur les attributions, suspensions, retraits et renouvellements des certificats de manière à s'inscrire dans le processus fixé à la présente annexe.
Sur proposition du comité de certification, l'attribution, la suspension, le retrait et le renouvellement des certificats s'effectue, par écrit, par l'organisme certificateur, auprès de l'organisme de formation, au plus tard quinze jours après le rendu des conclusions de ce comité.
L'organisme de formation est informé, dans les meilleurs délais et au plus tard quinze jours après, de chaque décision prise par le comité de certification le concernant.
En cas de retrait de certification, l'organisme certificateur informe simultanément l'organisme de formation, la direction générale du travail et l'Autorité de sûreté nucléaire.
Le succès de l'organisme de formation à l'audit initial lui permet de délivrer des certificats de personne compétente en radioprotection dans le cadre du champ de la certification, y compris aux stagiaires de la session qui a fait l'objet de cet audit.
Traitement des écarts.
Les certificats de formation de personne compétente en radioprotection délivrés aux stagiaires à l'issue d'une formation pour laquelle l'audit a conclu au refus ou au retrait de la certification sont réputés conformes aux exigences du présent arrêté.
Cas des réclamations.
Toute réclamation concernant un organisme de formation certifié ou en cours de certification reçue par l'organisme certificateur fait l'objet d'un traitement dans un délai qui n'excède pas un mois à compter de la réception de la réclamation et d'une information au comité de certification.
3. Activités de formation à titre transitoire
Dès réception d'une décision positive de recevabilité par l'organisme de certification, les organismes de formation peuvent recevoir des inscriptions en vue de la 1re session de formation dans le cadre du champ de la certification.
Exigences relatives à la formation des auditeurs des organismes de certification.
Outre disposer des compétences requises pour les formateurs mentionnées au point 4 de l'annexe V, l'auditeur doit justifier d'une expérience d'au moins vingt jours d'activité d'audit sur les trois dernières années ou une formation d'une semaine dans le domaine de l'audit datant de moins de six mois.
Cette compétence peut être répartie entre deux personnes distinctes.