La déclaration préalable, établie en deux exemplaires, est adressée par la personne ou l'entreprise qui projette d'exploiter le dispositif ou le matériel par pli recommandé avec demande d'avis de réception postal ou déposée contre décharge, à l'autorité compétente en matière de police de la publicité du lieu où est envisagé l'implantation du dispositif ou du matériel.
Le formulaire de déclaration préalable est un document CERFA dont le contenu est déterminé par arrêté du ministre chargé de l'environnement.
La déclaration préalable peut également être adressée par voie électronique avec demande d'accusé de réception électronique lorsque le maire ou le préfet est en mesure d'assurer une transmission sécurisée et confidentielle.
Lorsqu'une déclaration de remplacement ou de modification de bâche est adressée au préfet, celui-ci en informe le maire qui a autorisé l'emplacement de bâche.
A compter de la date de réception de la déclaration par l'autorité compétente, le déclarant peut procéder, sous sa responsabilité, à la réalisation du projet déclaré.