Le préfet de région saisit la commission régionale des sanctions administratives des manquements aux réglementations des transports, du travail, de la santé ou de la sécurité relatives aux transports routiers de personnes et de marchandises. Le président répartit les affaires entre les formations, fixe l'ordre du jour de celles-ci et convoque leurs membres ainsi que les représentants légaux des entreprises ou les personnes mises en cause.
Les membres reçoivent, trois semaines au moins avant la date de la réunion de la formation concernée, une convocation comportant l'ordre du jour et au plus tard cinq jours avant la séance les rapports de présentation des affaires qui y sont inscrites.