L'entretien professionnel est conduit par le supérieur hiérarchique direct de l'agent.
En cas de changement d'affectation en cours d'année, cet entretien est assuré par le supérieur hiérarchique sous l'autorité duquel l'agent a été placé durant la période la plus longue. Les objectifs sont fixés par le nouveau supérieur hiérarchique sur un formulaire distinct.
La date de cet entretien est fixée par le supérieur hiérarchique direct qui la communique à l'agent au moins huit jours à l'avance. Cette communication est accompagnée du support de l'entretien servant de base au compte rendu et de la fiche de poste pour permettre à l'agent de remplir au préalable les rubriques qui lui incombent.