LES CONDITIONS ADMINISTRATIVES, JURIDIQUES ET ÉCONOMIQUES REQUISES POUR LA CERTIFICATION DES ORGANISMES DE FORMATION
1. Demande de certification
En application de l'article 4 du présent arrêté, les organismes de formation qui souhaitent réaliser les formations prévues aux articles R. 4532-25 et R. 4532-26 du code du travail doivent déposer une demande auprès d'un organisme certificateur accrédité conformément aux dispositions de l'article R. 4532-34 du même code.
L'organisme certificateur sollicité adresse au responsable légal de l'organisme de formation un dossier de demande de certification. Ces dossiers sont rédigés en langue française.
Le responsable légal de l'organisme de formation complète le dossier visé ci-dessus, qui comprend les informations suivantes :
― les numéros d'identification INSEE (SIRET et NAF) ;
― le numéro de déclaration de l'organisme de formation ;
― l'identité du responsable légal (nom, prénom, date de naissance, date d'entrée dans l'organisme de formation et fonction occupée) ;
― le chiffre d'affaire global de l'organisme et sa répartition par activité ;
― la masse salariale globale et la masse salariale correspondant à l'activité formation ;
― le nombre d'heures de formation effectuées dans le cadre de l'activité formation coordination SPS ;
― le nombre de stagiaires ayant suivi le stage de formation de coordonnateur SPS, en précisant le niveau et la phase obtenus ;
― le nombre de stagiaires ayant suivi les stages d'actualisation de la formation spécifique.
Ces informations sont communiquées sur les trois derniers exercices ou, si la création de l'organisme remonte à moins de trois ans, depuis sa date de création.
Le responsable légal de l'organisme de formation joint au dossier de demande de certification les justificatifs et pièces suivantes :
― l'extrait K bis ou le justificatif d'inscription à la chambre de métiers ;
― la copie des statuts comportant les dernières mises à jour ;
― la description des liens juridiques et financiers de l'organisme ;
― la dernière déclaration annuelle des données sociales (DADS) ;
― un justificatif de paiement des impôts et taxes ;
― un justificatif de moins de trois mois de versement des cotisations à l'URSSAF et aux caisses de retraite complémentaire (à défaut, attestations d'inscription) ;
― un justificatif d'assurance destinée à couvrir la responsabilité de l'organisme du fait de l'exercice de l'activité concernée par la certification demandée, selon les modalités fixées par l'organisme certificateur ;
― une description des locaux de formation assortie de photographies et de plans ;
― la liste exhaustive des équipements dont il dispose (mobiliers ainsi que matériels pédagogiques et informatiques), en précisant les conditions dans lesquelles ces équipements sont mis à la disposition des formateurs et des stagiaires, ainsi que les modalités de leur maintenance ;
― un document détaillant les moyens humains dont l'organisme est doté pour organiser et réaliser chacune des formations envisagées : ce document précise l'effectif de l'organisme en mentionnant, d'une part, la répartition catégorielle des personnels (employés, agents de maîtrise et cadres) et, d'autre part, la répartition fonctionnelle (administratifs, formateurs et autres intervenants), avec la mention de la nature du contrat de chacun (contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée, contrat commercial) ;
― un document synthétique présentant les méthodes pédagogiques de l'organisme et les modalités d'organisation de l'évaluation (continue et finale) pour les formations envisagées ;
― la copie du bilan pédagogique et financier de l'organisme de formation prévu aux articles L. 6352-11 et R. 6352-22 du code du travail.
Le responsable légal de l'organisme de formation indique si l'organisme est composé d'un ou de plusieurs établissements. En cas de pluralité d'établissements, le dossier de demande de certification de l'organisme est complété des documents particuliers et spécifiques à chacun de ces établissements. L'organisme certificateur peut décider de certifier l'organisme de formation sans retenir la totalité des établissements présentés.
Les organismes de formation dont l'activité n'est pas régie par la réglementation française apportent les éléments d'information et les justificatifs permettant de répondre de façon équivalente aux exigences mentionnées ci-dessus.
Tous les documents transmis sont rédigés en langue française à l'exception de ceux mentionnés dans le paragraphe ci-dessus, qui doivent alors être traduits en français.
2. Processus de certification
Les étapes de la certification sont réalisées dans l'ordre chronologique défini ci-après.
Première étape : instruction et recevabilité du dossier par l'organisme certificateur.
Les dossiers de demande de certification présentés par les organismes de formation ne sont instruits par l'organisme certificateur que s'ils sont complètement renseignés. L'ensemble des pièces justificatives requises doit être joint. Si tel n'est pas le cas, l'organisme certificateur informe l'organisme de formation des informations et pièces manquantes au plus tard cinq jours ouvrés après la réception du dossier.
Lorsque le dossier est complet, l'organisme certificateur instruit le dossier et rend une décision de recevabilité au plus tard quinze jours après la réception de ce dossier.
Deuxième étape : audit initial
L'audit initial est planifié en concertation avec l'organisme de formation. Il est réalisé sur le site de l'organisme de formation. Il est composé d'un volet documentaire sur la base des informations et des pièces fournies au moment de la demande de certification et d'un volet pédagogique (audit d'une phase de formation) réalisé au cours de la première session de formation dispensée à des stagiaires.
Troisième étape : audits de surveillance.
Chaque audit de surveillance comprend un suivi des conditions de fonctionnement de l'organisme de formation et des audits réalisés durant des sessions de formation. Le premier audit de surveillance est réalisé au plus tard un an après l'attribution de la certification.
Les audits de surveillance suivants sont réalisés au plus tard trois ans après l'audit de surveillance précédent.
Les audits de surveillance peuvent être planifiés ou inopinés.
Les conséquences des audits réalisés par l'organisme certificateur :
L'organisme de formation est informé, au plus tard dans les quinze jours suivant l'audit, des décisions de l'organisme certificateur le concernant.
L'organisme certificateur définit dans ses procédures la durée de la période accordée à l'organisme de formation pour procéder à la levée des écarts constatés lors des audits, sans que cette durée excède toutefois deux mois.
A la suite d'un audit initial, si le résultat de l'audit est positif, l'organisme certificateur remet à l'organisme de formation un document confirmant la délivrance de sa certification. Si le résultat de l'audit est négatif, l'organisme de formation n'est plus autorisé à réaliser les formations relevant du champ de la certification. Son responsable légal doit apporter les éléments permettant de lever les écarts constatés lors de l'audit. Si, à l'issue de la période prescrite par l'organisme certificateur, les éléments ne sont pas fournis ou si la qualité de ces éléments ne satisfait pas aux critères de qualité exigés, l'organisme certificateur informe l'organisme de formation qu'il ne lui délivre pas la certification demandée.
A la suite d'un audit de surveillance, si le résultat de l'audit est favorable, l'organisme certificateur remet à l'organisme de formation une attestation confirmant sa certification. Si le résultat de l'audit mentionne des écarts suspensifs, l'organisme certificateur suspend la certification. Pendant cette période, l'organisme de formation n'est plus autorisé à réaliser les formations relevant du champ de la certification. Son responsable légal doit apporter les éléments permettant de lever les écarts constatés lors de l'audit. Si, à l'issue de la période prescrite par l'organisme certificateur, les éléments ne sont pas fournis ou si la qualité de ces éléments ne satisfait pas aux critères de qualité exigés, l'organisme certificateur informe l'organisme de formation qu'il lui retire la certification obtenue.
En cas de non-délivrance ou de perte de certification, l'organisme de formation qui souhaite être à nouveau certifié doit présenter une nouvelle demande auprès d'un organisme certificateur.
Seuls les organismes de formation bénéficiant d'une certification suite à un audit initial ou de surveillance validé peuvent délivrer des attestations de compétence et de fin de stage. A titre dérogatoire, les stagiaires ayant suivi une formation au cours de laquelle un audit a amené l'organisme certificateur à conclure à la non-délivrance ou au retrait de la certification peuvent obtenir leur attestation de compétence ou leur attestation d'actualisation de la formation spécifique sous réserve du respect des articles 8 et 13 du présent arrêté.
3. Les écarts opposables
Les écarts opposables sont les écarts entre :
― d'une part, ce qui est défini par les articles R. 4532-23 à R. 4532-35 du code du travail et par les dispositions du présent arrêté ;
― d'autre part, ce qui est réalisé par l'organisme de formation.
Ces écarts sont relevés lors des différents audits réalisés par l'organisme certificateur.
Est considéré comme étant un écart suspensif :
― le non-respect par l'organisme de formation des obligations visées par le présent arrêté ;
― toute situation entraînant un doute quant à la conformité du processus de formation.
Le tableau ci-dessous détaille les obligations des organismes de formation afin de faciliter l'identification et la caractérisation de ces écarts.
| MOYENS MIS À DISPOSITION PAR L'ORGANISME DE FORMATION ET ORGANISATION MATÉRIELLE DE LA FORMATION |
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|---|---|---|
| Moyens mis à disposition. |
Quant aux locaux. |
L'organisme de formation fournit des locaux réservés à la formation, conformes aux dispositions du code du travail relatives aux locaux de travail, accessibles par les transports en commun. L'organisme de formation met à disposition des stagiaires : ― une salle de formation appropriée à cet usage, offrant un nombre de tables et de chaises égal au nombre de stagiaires, équipée d'un tableau, d'un ordinateur, d'un vidéoprojecteur ; ― un accès internet ; ― un espace permettant d'échanger et de prendre une boisson chaude ou froide. L'organisme de formation fait bénéficier chaque stagiaire des équipements pédagogiques nécessaires à la réalisation de la formation (espace documentaire classique ou dématérialisé). |
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Quant aux personnels. |
L'organisme de formation tient à jour le document fourni lors de la demande de certification, détaillant les moyens humains dont l'organisme est doté pour organiser et réaliser chacune des formations envisagées (pièce du dossier de demande de certification). L'organisme de formation vérifie que les formateurs et les intervenants qu'il emploie ont une réelle compétence dans le domaine de la formation. Les justificatifs y afférents sont joints au document mentionné ci-dessus. |
| Organisation matérielle. |
Accueil des candidats. |
L'organisme de formation remet aux candidats un document d'information qui précise la fonction du coordonnateur SPS, les conditions réglementaires de recevabilité des candidatures, les compétences professionnelles à maîtriser, le contenu de la formation spécifique et les modalités d'évaluation et de délivrance de l'attestation de compétence. |
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Sélection des candidats |
L'organisme de formation organise la sélection en faisant compléter par chaque candidat un dossier individuel comportant les informations et pièces suivantes : état civil, justificatifs de l'expérience professionnelle, titres et diplômes. Ce dossier individuel contient également l'appréciation écrite portée par l'organisme sur les pièces présentées ainsi que les échanges de courriers en résultant (demande de justificatifs supplémentaires, lettre d'admission à la formation spécifique, lettre de refus d'admission motivée...). |
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Suivi administratif et pédagogique des stagiaires. |
L'organisme de formation assure, de l'inscription à la sortie des stages de formation, un suivi régulier de la situation des stagiaires au sein d'un dossier individuel de formation. Ce dossier regroupe : ― les justificatifs d'admission à la formation spécifique ; ― les documents issus de la vérification de la maîtrise des prérequis, la décision qui en résulte, les courriers échangés avec le postulant et, ou le stagiaire ; ― le résultat des évaluations pédagogiques et professionnelles ; ― l'extrait du procès-verbal établi en application de l'article 8 du présent arrêté, pour le stagiaire concerné ; ― l'attestation de compétence de coordonnateur SPS et l'attestation d'actualisation de la formation spécifique, le cas échéant. L'organisme de formation conserve les pièces du dossier individuel de formation pendant au moins six ans. L'organisme de formation veille à ce que les stages de formation qu'il organise comprennent au moins six inscrits et au plus douze participants. |
| MISE EN ŒUVRE DU DISPOSITIF DE FORMATION |
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|---|---|---|
| Vérification de la maîtrise des prérequis. |
Méthodologie. |
L'organisme de formation réalise un contrôle des acquis des postulants au stage de formation de coordonnateur SPS ainsi qu'un entretien individuel, conformément au point 1.2 de l'annexe II. |
| Déroulement des stages de formation coordonnateur SPS et actualisation de la formation . |
Déroulé commun aux stages de formation. |
L'organisme de formation établit des programmes de formation et des séquences pédagogiques conformes aux durées de stage prévues au articles 7 et 12 du présent arrêté et au référentiel du stage concerné, à savoir, pour le stage de formation de coordonnateur SPS, le référentiel de formation de l'annexe II, point 2, et, pour le stage d'actualisation de la formation spécifique, les objectifs généraux de formation de l'annexe III, point 1. L'organisme de formation présente à l'organisme certificateur tout document justifiant la conformité des programmes de formation à ces référentiels de formation. En cas de modification ou d'adaptation pour tenir compte de la spécificité du public et de ses attentes, l'organisme de formation rédige un argumentaire motivé. L'organisme de formation démontre que la pédagogie utilisée permet au stagiaire d'acquérir la compétence requise. |
| Evaluation pédagogique. |
Déroulé particulier au stage de formation de coordonnateur SPS. |
L'organisme de formation réalise, conformément au référentiel de formation mentionné au point 3 de l'annexe II, le contrôle des connaissances du stagiaire afin de s'assurer de ses acquis de formation. Les résultats de cette évaluation sont joints au dossier individuel de formation du stagiaire. |
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Déroulé particulier au stage d'actualisation de la formation spécifique. |
L'organisme de formation réalise, conformément aux objectifs généraux de formation mentionné, au point 2 de l'annexe III, le contrôle des connaissances et les savoir-faire professionnels du stagiaire afin de s'assurer de ses acquis de formation. Les résultats de cette évaluation sont joints au dossier individuel de formation du stagiaire. |
| Evaluation professionnelle. |
Déroulé particulier au stage de formation de coordonnateur SPS. |
L'organisme de formation réalise, conformément au référentiel de formation mentionné au point 3 de l'annexe II, l'évaluation des savoir-faire professionnels de chaque stagiaire afin de s'assurer qu'il est en capacité d'exercer la fonction de coordonnateur SPS. Les résultats de cette évaluation sont joints au dossier individuel de formation du stagiaire. |
| Jury. |
Constitution du jury. |
L'organisme de formation constitue un jury pour réaliser l'évaluation professionnelle des stagiaires du stage de formation de coordonnateur SPSconformément aux dispositions de l'article 8 du présent arrêté. Il tient à la disposition de l'organisme certificateur l'ensemble des pièces et justificatifs permettant de vérifier que les personnes composant le jury remplissent les conditions prescrites à l'article 8 du présent arrêté et que l'OPPBTP et l'INRS ont bien été invités. |
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Organisation du jury. |
L'organisme de formation : ― ordonnance le passage des candidats devant le jury en fixant la date de l'épreuve, en organisant matériellement celle-ci et en s'assurant que cette épreuve se déroule conformément au point 3 de l'annexe II ; ― fournit aux membres du jury le dossier individuel de formation de chaque stagiaire ; ― donne les suites appropriées aux délibérations du jury, dès réception du procès-verbal. |
| Décision finale de l'organisme de formation |
Délivrance de l'attestation de compétence de coordonnateur SPS. |
L'organisme de formation : ― respecte les dispositions de l'article 8 du présent arrêté, et plus particulièrement la disposition relative à l'envoi du procès-verbal de délibération du jury, dûment annoté, à l'organisme certificateur, à l'OPPBTP et à l'INRS, en cas de désaccord avec le jury sur les conclusions de l'évaluation, et celle prévoyant la conservation du procès-verbal du jury en lien avec le dossier individuel de formation des stagiaires concernés par ce procès-verbal ; ― joint l'attestation de compétence ou la lettre motivée de non-délivrance d'attestation au dossier individuel de formation de chaque stagiaire ; ― adresse, à l'OPPBTP et à l'INRS la liste nominative des stagiaires auxquels une attestation de compétence a été remise. |
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Délivrance de l'attestation d'actualisation de la formation spécifique. |
L'organisme de formation : ― se conforme aux dispositions du deuxième alinéa du point 2 de l'annexe III du présent arrêté ; ― joint l'attestation de formation ou la lettre motivée de non-délivrance d'attestation au dossier individuel de formation de chaque stagiaire ; ― adresse à l'OPPBTP et à l'INRS, la liste nominative des coordonnateurs auxquels une attestation d'actualisation de la formation spécifique a été remise. |