INFORMATIONS REQUISES POUR L'INSCRIPTION DU TITRE PROFESSIONNEL AU RÉPERTOIRE NATIONAL DES CERTIFICATIONS PROFESSIONNELLES
Intitulé : titre professionnel secrétaire assistant (e).
Niveau : IV.
Code NSF : 324 t-secrétariat bureautique.
Résumé du référentiel d'emploi
L'emploi de secrétaire assistant (e) se caractérise par une grande polyvalence. Le (la) secrétaire assistant (e) intervient en appui administratif et logistique auprès d'un responsable hiérarchique ou d'une équipe. Il (elle) assure la coordination et l'organisation de l'information au sein de son service ou de sa structure. Il (elle) effectue le suivi administratif des fonctions commerciales et RH de l'entreprise et traite certains dossiers spécifiques.
Le (la) secrétaire assistant (e) contribue à la qualité de la communication de l'entreprise. Il (elle) en valorise l'image et est le relais de l'information, tant à l'interne qu'à l'externe. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Il (elle) facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques. Il (elle) assure la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques.
Il (elle) assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les appels téléphoniques, en assurant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.
Le (la) secrétaire assistant (e) peut être amené (e) à remplacer un (e) autre secrétaire pendant son absence, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.
Selon l'activité de l'entreprise, il (elle) assure le suivi administratif des opérations commerciales-achats et ventes-et le suivi administratif courant du personnel.
Assurant l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, il (elle) apporte un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants qu'il (elle) a identifiés et analysés, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise.
Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut également être demandée pour transférer un appel téléphonique ou prendre un message.
Le (la) secrétaire assistant (e) exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.
La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.
L'essentiel de l'activité s'exerce de façon sédentaire avec l'utilisation d'outils bureautiques et de communication, mais aussi de logiciels professionnels. L'évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si l'amplitude des horaires de travail tend à s'élargir pour s'adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.
Capacités attestées et descriptif des composantes de la certification
1. Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe
Produire des documents professionnels courants.
Rechercher et communiquer des informations.
Assurer la traçabilité et la conservation des informations.
Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques.
Assister une équipe dans la planification et l'organisation de ses activités.
2. Réaliser le traitement administratif des diverses fonctions de l'entreprise
Assurer l'administration des achats et des ventes.
Assurer l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs et traiter les problèmes courants.
Assurer le suivi administratif courant du personnel.
Elaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques.
Secteurs d'activité ou types d'emplois accessibles par le détenteur du titre
L'emploi de secrétaire assistant (e) s'exerce dans tous types d'entreprises, privées, établissements publics, associations et dans tous secteurs d'activités.
Dans les grandes entreprises, l'activité est centrée sur les spécificités du service dans lequel elle est exercée. Dans une PME ou une TPE, une plus grande polyvalence est nécessaire.
Les types d'emplois accessibles sont les suivants :
Secrétaire.
Secrétaire administratif (ve).
Secrétaire polyvalent (e).
Secrétaire généraliste.
Assistant (e) administratif (ve).
Assistant (e) d'équipe.
Assistant (e) d'entreprise.
Code ROME :
M1607-Secrétariat.
Réglementation de l'activité :
Néant.
Autorité responsable de la certification :
Ministère chargé de l'emploi.
Liens avec d'autres certifications :
Selon les modalités définies par arrêté relatif aux titres professionnels de niveau IV de la filière, liens avec les titres professionnels de :
-secrétaire comptable ;
-secrétaire assistant (e) immobilier ;
-secrétaire assistant (e) médico-social (e).
Bases légales et réglementaires :
Code de l'éducation, notamment les articles L. 335-5, L. 335-6 et R. 335-13, R. 338-2 ;
Arrêté du 9 mars 2006 modifié relatif aux conditions de délivrance du titre professionnel du ministre chargé de l'emploi. Arrêté du 8 décembre 2008 modifié relatif au règlement général des sessions de validation conduisant au titre professionnel du ministère chargé de l'emploi.
La réglementation applicable à ce titre professionnel est mise en œuvre à compter du 1er mars 2013.