RÈGLEMENT INTÉRIEUR TYPE DES COMITÉS D'HYGIÈNE, DE SÉCURITÉ ET DES CONDITIONS DE TRAVAIL AU MINISTÈRE DE LA DÉFENSE
Références :
Décret n° 82-453 du 28 mai 1982 modifié relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la prévention médicale dans la fonction publique.
Décret n° 2012-422 du 29 mars 2012 relatif à la santé et à la sécurité au travail au ministère de la défense.
Arrêté du 9 août 2012 fixant les modalités particulières d'organisation de la prévention des risques professionnels au ministère de la défense.
Règlement intérieur du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (désignation du comité).
Article 1er
Le présent règlement intérieur a pour objet de fixer, dans le cadre des lois et règlements en vigueur, les conditions de fonctionnement du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (désignation du comité).
I.-Convocation des membres du comité
Article 2
Chaque fois que les circonstances l'exigent et au minimum quatre fois par an (trois fois pour les comités de base de défense, de réseau, d'administration centrale et la commission centrale de prévention), le comité se réunit sur la convocation de son président, soit à l'initiative de ce dernier, soit à la demande écrite de (la moitié ou trois représentants titulaires si leur nombre est supérieur à six), soit sur demande du comité technique de (....) auquel le CHSCT apporte son concours, conformément à l'arrêté du.... (inscrire la date de l'arrêté de création du comité).
Dans ces deux derniers cas, la demande écrite adressée au président doit préciser la ou les questions à inscrire à l'ordre du jour.
Le comité se réunit dans le délai maximal de deux mois à compter du jour où la condition qui est requise par le premier alinéa pour le réunir a été remplie.
Le comité doit être réuni dans les plus brefs délais en cas d'urgence, notamment en cas d'accident grave ou ayant pu entraîner des conséquences graves et dans les vingt-quatre heures en cas d'application de la procédure du droit d'alerte fixée à l'article 13 du décret du 29 mars 2012 susvisé. Dans ce cadre, le président en informe l'inspecteur du travail dans les armées et le coordonnateur central à la prévention ou son représentant.
Le président établit annuellement, en lien avec le secrétaire du comité mentionné à l'article 66 du décret du 28 mai 1982 susvisé, un calendrier prévisionnel des réunions ordinaires de l'instance. Un calendrier prévisionnel annuel est également élaboré pour programmer les visites des locaux relevant du champ de compétence des comités locaux et spéciaux, conformément à l'article 52 du décret du 28 mai 1982 susvisé. Ces calendriers sont portés à la connaissance des chefs d'organisme dont relèvent les représentants du personnel titulaires et suppléants.
Article 3
Son président convoque les représentants du personnel titulaires et suppléants du comité. Il en informe leur chef d'organisme. Sauf lorsque la réunion du comité est motivée par l'urgence telle que définie à l'article 2, les convocations ainsi que l'ordre du jour et les documents qui s'y rapportent sont adressés aux représentants du personnel titulaires et suppléants du comité quinze jours au moins avant la date de la réunion.
Tout représentant du personnel titulaire du comité qui ne peut pas répondre à la convocation doit en informer immédiatement le président. Le représentant du personnel suppléant également convoqué remplace dans ce cas le représentant du personnel titulaire.
Les représentants suppléants du personnel qui ne remplacent pas un représentant titulaire défaillant peuvent assister aux réunions du comité, mais sans pouvoir prendre part aux votes.
L'information et la transmission des documents peuvent s'effectuer par voie électronique (3) avec des garanties techniques assurant leur origine, leur intégrité ainsi que leur réception par les agents concernés.
Article 4
Le président, d'une part, convoque également les chefs d'organismes concernés par ce comité, leur chargé de prévention des risques professionnels (4), le médecin de prévention, l'assistant de service social ou le conseiller technique de service social et, d'autre part, informe l'inspection du travail dans les armées. A cet effet, le président leur transmet l'ordre du jour et l'ensemble des éléments adressés aux représentants titulaires du personnel au titre du premier alinéa de l'article 3. En tant que de besoin, le président peut, de sa propre initiative ou à la demande des représentants du personnel titulaires, élargir la liste des participants aux réunions au responsable infrastructure, au responsable formation ou au responsable des ressources humaines ou, à défaut, les convoquer en fonction de l'ordre du jour des réunions.
Les acteurs mentionnés au premier alinéa participent aux débats mais ne prennent pas part au vote.
Article 5
Les experts et les personnes qualifiées sont convoqués par le président du comité quarante-huit heures au moins avant l'ouverture de la séance. Toutefois, le délai de convocation peut être plus bref dans le cas où la réunion du comité est motivée par l'urgence.
Les experts et personnes qualifiées peuvent être proposés aussi bien par l'administration que par les organisations syndicales afin éclairer les membres du comité sur le dossier examiné et pour lequel un avis est demandé.
Article 6
Dans le respect des dispositions des articles 47 à 63 et 70 du décret du 28 mai 1982 susvisé, l'ordre du jour de chaque réunion du comité est arrêté par le président après consultation du secrétaire du comité, désigné selon les modalités prévues à l'article 11 du présent règlement. Le secrétaire peut proposer l'ajout de points à l'ordre du jour, après consultation des autres représentants du personnel.
A l'ordre du jour sont adjointes toutes questions relevant de la compétence du comité, en application des articles 47 à 63 et 70 du décret du 28 mai 1982 susvisé, dont l'examen est demandé par écrit au président du comité, en application de l'article 69 du décret du 28 mai 1982 susvisé, par la moitié ou trois représentants titulaires si leur nombre est supérieur à six selon le tableau ci-dessous.
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NOMBRE DE REPRÉSENTANTS |
NOMBRE DE REPRÉSENTANTS |
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| 3 |
1 |
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| 4 |
2 |
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| 6 |
3 |
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| 9 |
3 |
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II.-Déroulement des réunions du comité
Article 7
Si les conditions de quorum exigées par l'article 71 du décret du 28 mai 1982 susvisé ne sont pas remplies, une nouvelle convocation du comité doit intervenir dans le délai maximum de huit jours suivant celle au cours de laquelle le quorum n'a pas été atteint, ce délai devant être minoré, en conséquence, dans les hypothèses d'urgence mentionnées à l'article 2. Le comité siège alors quel que soit le nombre de représentants présents.
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NOMBRE DE REPRÉSENTANTS |
QUORUM |
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| 3 |
2 |
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| 4 |
2 |
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| 6 |
3 |
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| 9 |
5 |
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Article 8
Après avoir vérifié que le quorum est réuni, le président du comité ouvre la séance en rappelant les questions inscrites à l'ordre du jour.
Le comité, à la majorité des présents, décide, le cas échéant, d'examiner les questions dans un ordre différent de celui fixé par l'ordre du jour.
Article 9
Le président est chargé de veiller à l'application des dispositions réglementaires auxquelles sont soumises les délibérations du comité ainsi qu'à l'application du présent règlement intérieur. D'une façon plus générale, il est chargé d'assurer la bonne tenue et la discipline des réunions. Il anime les débats en tant que de besoin assisté par le secrétaire du comité.
Article 10
Le secrétariat administratif du comité est assuré par un agent spécifiquement désigné par le président, et qui assiste aux réunions. Cet agent est notamment chargé de la rédaction du procès-verbal des séances, en lien avec le secrétaire du comités selon le modèle fixé par l'arrêté pris en application de l'article 3 du décret du 29 mars 2012 susvisé.
Article 11
Pour toute la durée du mandat, les représentants titulaires du personnel choisissent parmi eux un secrétaire du comité.
En l'absence d'accord entre les représentants titulaires du personnel, il est procédé à une élection à bulletin secret, à la majorité absolue des voix, sous la responsabilité du président du comité.
Si, après le premier tour de scrutin, le secrétaire ne peut être désigné, un deuxième tour de scrutin a lieu en ne retenant que les deux candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix au premier tour ou, à défaut, ceux dont les organisations syndicales ont obtenu le plus de voix lors de l'élection ayant permis la constitution du comité (exemple : section de vote du comité technique de base de défense ou du comité technique d'administration centrale, comité technique de base de défense pour le CHSCT de base de défense, etc.).
Si le deuxième tour ne permet pas de départager les candidats, celui des deux qui a la plus grande ancienneté de service civil au sein du ministère de la défense est désigné secrétaire du comité.
Dans l'éventualité où le secrétaire ne puisse plus ou ne souhaite plus exercer cette fonction, la désignation de son remplaçant est effectuée selon les mêmes conditions.
Le secrétaire du comité contribue au bon fonctionnement de l'instance. Il est l'interlocuteur de l'administration et effectue une veille entre les réunions du CHSCT. Il transmet aux autres représentants du personnel les informations qui lui sont communiquées par l'administration, il aide à la collecte d'informations et à leur transmission.
En cas d'absence du secrétaire lors de la réunion du CHSCT, les représentants titulaires présents choisissent parmi eux un secrétaire remplaçant pour la tenue de la réunion (le comité peut également déterminer par avance le représentant du personnel pouvant assurer la fonction de secrétaire en l'absence du secrétaire désigné).
Article 12
Les experts et les personnes qualifiées convoqués par le président du comité en application de l'article 70 du décret du 28 mai 1982 susvisé et de l'article 5 du présent règlement intérieur n'ont pas voix délibérative. Ils ne peuvent assister qu'à la partie des débats relative aux questions pour lesquelles ils ont été convoqués, à l'exclusion du vote.
Article 13
Les documents complémentaires utiles à l'information du comité, autres que ceux transmis avec la convocation, peuvent être lus et/ ou distribués pendant la réunion à la demande d'au moins un des représentants du personnel ayant voix délibérative.
Article 14
Les observations et suggestions relatives à la prévention des risques professionnels et à l'amélioration des conditions de travail consignées sur les registres santé et sécurité au travail de chaque organisme font l'objet d'un point à l'ordre du jour de deux réunions par an du comité (5).
Article 15
Le comité émet ses avis à la majorité des présents ayant voix délibérative. L'avis est favorable ou défavorable lorsque la majorité des membres présents ayant voix délibérative s'est prononcée en ce sens. A défaut de majorité, l'avis est réputé avoir été donné ou la proposition formulée.
Tout membre présent ayant voix délibérative peut demander qu'il soit procédé à un vote sur des propositions formulées par l'administration ou des propositions émanant d'un ou de plusieurs représentants du personnel ayant voix délibérative.
En toute matière, il ne peut être procédé à un vote avant que chaque membre présent ayant voix délibérative ait été invité à prendre la parole.
S'il est procédé à un vote, celui-ci a lieu à main levée. Les abstentions sont admises. Aucun vote par délégation n'est admis.
Article 16
A la majorité des membres présents ayant voix délibérative, le comité peut faire appel, à titre consultatif, au concours de toute personne qui lui paraîtrait qualifiée.
Ces personnes qualifiées participent aux débats mais ne prennent pas part aux votes.
Article 17
Le président peut décider, à son initiative ou à la demande d'un membre ayant voix délibérative, une suspension de séance. Il prononce la clôture de la réunion, après épuisement de l'ordre du jour.
Article 18
Le secrétaire administratif du comité établit le procès-verbal de la réunion. Pour chaque point inscrit à l'ordre du jour qui aurait fait l'objet d'un vote, ce document indique le résultat et le vote de chacune des organisations syndicales représentées au sein du comité, à l'exclusion de toute indication nominative.
Le procès-verbal de la réunion, signé par le président du comité et contresigné par le secrétaire du comité, est adressé à chacun des membres du comité dans un délai prévu à l'article 66 du décret du 28 mai 1982 modifié susmentionné ainsi qu'à la direction des ressources humaines du ministère de la défense et à l'inspection du travail dans les armées.
Ce procès-verbal est approuvé lors de la séance suivante.
Lors de chacune de ses réunions, le comité est informé et procède à l'examen des suites qui ont été données aux questions qu'il a traitées et aux propositions qu'il a émises lors de ses précédentes réunions.
Il est tenu un répertoire des procès-verbaux des réunions.
Par ailleurs, afin de tenir informé l'ensemble du personnel des activités du comité, les modalités permettant d'assurer la plus large diffusion du procès-verbal sont examinées par le comité lors de la première réunion de l'année.
Article 19
Les observations des agents chargés du contrôle mentionnés à l'article 4 du décret du 29 mars 2012 susvisé sont faites par écrit au chef d'organisme, qui en informe le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.
Le chef d'organisme, et, le cas échéant, l'autorité centrale d'emploi dont il relève, informe le comité de la réponse qu'il adresse à l'inspection du travail dans les armées.
Le comité est également tenu informé des refus motivés de l'administration aux demandes de prélèvements et des mesures demandées par le médecin de prévention en application de l'article 45 du décret du 29 mars 2012 susvisé.
Article 20
Toutes facilités doivent être données aux membres du comité pour exercer leurs fonctions. Une autorisation spéciale d'absence est accordée aux représentants titulaires et suppléants du personnel, ainsi qu'aux experts convoqués par le président en application de l'article 70 du décret du 28 mai 1982 susvisé et de l'article 4 du présent règlement intérieur. La durée de cette autorisation comprend :
-la durée prévisible de la réunion ;
-les délais de route ;
-un temps égal à la durée prévisible de la réunion, qui est destiné à la préparation et au compte rendu des travaux du comité. Ce temps ne peut pas être inférieur à une demi-journée.
Les personnes qualifiées appelées à prendre part aux séances du comité en application de l'article 70 du décret du 28 mai 1982 susvisé et de l'article 16 du présent règlement intérieur disposent du temps nécessaire pour participer aux travaux du comité.
Par ailleurs, les membres titulaires et suppléants, les experts et les personnes qualifiées convoqués pour assister aux réunions du comité sont indemnisés de leur frais de déplacement et de séjour dans les conditions fixées par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.
Article 21
Une autorisation d'absence est accordée aux représentants du personnel faisant partie de la délégation du comité réalisant les enquêtes et les visites prévues à l'article 13 du décret du 29 mars 2012 susvisé et aux articles 52 et 53 du décret du 28 mai 1982 susvisé et, dans toute situation d'urgence, pour le temps passé à la recherche de mesures préventives, notamment pour l'application des articles 12 et 13 du décret du 29 mars 2012 susvisé.
Article 22
Le présent règlement intérieur est arrêté par le président après avis du comité (seuls les représentants du personnel portent un avis, par un vote, sur le règlement intérieur). Toute modification du présent règlement intérieur (6) doit faire l'objet d'un examen dans les mêmes formes que celles requises pour son adoption.
Article 23
Les membres du comité sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme telles par le chef d'organisme ou le président du comité.
(3) Ce point doit faire l'objet d'un examen avec les représentants du personnel afin d'en préciser les modalités de mise en œuvre notamment l'accord du représentant concerné et l'identification de son adresse de messagerie professionnelle à utiliser. (4) Dans le cas d'un organisme multi-sites dont le personnel relèvent de plusieurs CHSCT locaux et spéciaux, le chargé de prévention des risques professionnels peut se faire représenter aux différentes réunions des CHSCT à la condition que le recueil de dispositions de prévention (RDP) qui fixe l'organisation de la prévention dans l'organisme prévoit les agents ayant mandat pour le représenter lors des réunions des CHSCT. (5) Sous réserve qu'une nouvelle observation soit portée sur le registre. (6) Dans le respect du règlement intérieur type ministériel.