Avant la livraison ou au moment de celle-ci, ou lors de la première d'une série de livraisons d'un même type de déchets, l'exploitant demande au producteur des déchets un document préalable indiquant :
― le nom et les coordonnées du producteur des déchets et, le cas échéant, son numéro SIRET ;
― l'origine des déchets ;
― le libellé ainsi que le code à six chiffres des déchets, en référence à la liste des déchets figurant à l'annexe II de l'article R. 541-8 du code de l'environnement ;
― les quantités de déchets concernées.
Le cas échéant, sont annexés à ce document :
― les résultats de l'acceptation préalable mentionnée à l'article 9 ;
― les résultats du test de détection de goudron mentionné à l'article 11 ;
― les documents requis par le règlement du 14 juin 2006 susvisé.
Ce document est signé par le producteur des déchets et les différents intermédiaires, le cas échéant.
La durée de validité du document précité est d'un an au maximum. Toutefois, pour les installations de stockage internes, cette durée de validité peut être adaptée par arrêté préfectoral dès lors qu'une procédure interne d'optimisation de la qualité dans la gestion des déchets, est mise en place par l'exploitant. Cette procédure doit permettre d'assurer une traçabilité précise du déchet, mais aussi un contrôle régulier visant à déceler une éventuelle variation de ses caractéristiques physico-chimiques.
Le document préalable est conservé par l'exploitant pendant au moins trois ans et est tenu à la disposition des agents mentionnés à l'article L. 541-44 du code de l'environnement.