Pour les manifestations aériennes de moyenne et de grande importance, il est créé par l'organisateur un comité d'organisation et de coordination constitué par :
- l'organisateur ou son représentant, président de ce comité ;
- le directeur des vols ;
- l'exploitant de l'aérodrome ou de l'emplacement où doit avoir lieu la manifestation.
Chacune de ces fonctions doit être assurée par une personne différente lors d'une manifestation de grande importance. Dans le cas d'une manifestation de moyenne importance, une même personne ne peut cumuler plus de deux fonctions.
La création de ce comité, préalable à la demande d'autorisation, fait l'objet d'une lettre d'intention adressée aux destinataires du dossier de demande d'autorisation, précisés aux articles 12 et 13. Cette lettre comporte les date(s), lieu et caractéristiques générales de la manifestation, ainsi que des propositions quant à son classement dans une catégorie (cf. art. 7) et à la nomination du directeur des vols.
Les représentants des administrations concernées par la manifestation aérienne, notamment le service compétent de l'aviation civile, ou, pour un aérodrome militaire, l'autorité militaire, ainsi que l'exploitant de l'aérodrome doivent , pour la préparation de la manifestation, être consultés par le comité et peuvent assister à ses réunions.
Le cas échéant, les représentants des participants peuvent être invités à certaines réunions du comité d'organisation et de coordination.