Le comité d'organisation et de coordination est chargé de préparer la manifestation, et notamment :
- d'élaborer le programme, le minutage et les limites d'évolution de chaque aéronef ;
- de proposer, pour les vols, des règles de sécurité qui respectent les recommandations des articles 29 à 33 et, le cas échéant, celles de l'annexe III au présent arrêté ;
- de proposer les trajectoires des circuits d'attente éventuels, les circuits de circulation en vol et les cheminements d'arrivée et de départ, et leur positionnement respectif par rapport aux lieux habités existants ;
- de répartir les tâches à accomplir tant lors de la préparation qu'au cours du déroulement de la manifestation ;
- d'organiser un poste de coordination pour faciliter le déroulement de la manifestation et prévoir les moyens de communication adéquats ;
- d'élaborer, si nécessaire, un règlement aéronautique de la manifestation, approuvé par l'autorité aéronautique et annexé à l'arrêté préfectoral ;
- de s'assurer auprès du service compétent de l'aviation civile, directeur ou chef d'aérodrome, que les dispositions indispensables au déroulement de la manifestation aérienne qui relèvent de son attribution (restrictions et conditions d'utilisation de l'aérodrome, espace aérien, fréquence radio à utiliser, etc.) pourront être prises ;
- de prévoir les moyens de secours et de lutte contre l'incendie, dont la définition et le niveau sont à établir en liaison avec la direction départementale des secours en prenant en compte les infrastructures locales déjà existantes et les éventuelles facilités ou difficultés d'accès ;
- de se tenir informé des consignes d'alerte en cas d'accident ; éventuellement, les établir et veiller à leur application.