La décision d'autorisation ou de refus d'organiser la manifestation est prise par arrêté préfectoral après avis des autorités concernées.
Si avis favorable, elle précise notamment les conditions spécifiques de l'organisation et du déroulement de la manifestation, les noms du directeur des vols et de son adjoint éventuel, et les déviations à la description de la plate-forme définie à l'article 45, acceptables d'un point de vue de la sécurité.
Un guide de rédaction d'un arrêté préfectoral type d'une manifestation aérienne faisant uniquement intervenir des aéromodèles est proposé en annexe VII.
L'arrêté est notifié à l'organisateur, avec ampliation au service compétent de l'aviation civile, au maire, au directeur de la police aux frontières, au commandant du groupement de gendarmerie des transports aériens, le cas échéant, et au directeur des vols au plus tard dix jours avant la date prévue pour la manifestation. En cas de refus, la notification adressée à l'organisateur dans les mêmes délais en précise les raisons.