Lors de sa demande d'inscription au registre des transporteurs et des loueurs, l'entreprise établit sa déclaration de capacité financière à l'aide de la fiche de calcul de la condition de capacité financière des entreprises de transport public routier de marchandises et de location de véhicules industriels avec conducteur, insérée dans le formulaire CERFA n° 12724.
Cette fiche décrit en particulier le parc des véhicules de l'entreprise ; elle est signée par le représentant légal de l'entreprise ainsi que par l'expert comptable ou le commissaire aux comptes ou le centre de gestion agréé. Le cas échéant, elle est accompagnée de ou des attestations délivrées par le ou les organismes habilités accordant leur garantie, selon le modèle inséré dans le formulaire CERFA n° 50666.
Chaque année, dans les trois mois de la clôture de l'exercice comptable, l'entreprise adresse à la direction régionale de l'équipement, qui tient le registre des transporteurs et des loueurs dans laquelle elle est inscrite, la fiche de calcul de la condition de capacité financière des entreprises de transport public routier de marchandises et de location de véhicules industriels avec conducteur, selon le formulaire CERFA n° 11415, accompagnée, le cas échéant, de ou des attestations de garantie, selon le modèle inséré dans le formulaire CERFA indiqué à l'alinéa précédent.
Les renseignements portés sur cette déclaration sont certifiés exacts par l'expert-comptable, le centre de gestion agréé ou le commissaire aux comptes de l'entreprise.
Le responsable légal de l'entreprise atteste dans le formulaire CERFA n° 11415 que les éléments reportés dans la fiche de calcul et dans la déclaration relative aux opérations sous-traitées sont visés par une de ces personnes ou par cet organisme.
Sur demande écrite de la direction régionale de l'équipement précitée, l'entreprise communique la fiche de calcul et la déclaration dûment visées.
Sur demande écrite de la direction régionale de l'équipement précitée, l'entreprise communique les liasses fiscales (bilans, comptes de résultat et annexes) des trois derniers exercices et la fiche technique relative à la capacité financière, dûment renseignée, des éléments inscrits au compte de résultat, selon le formulaire CERFA n° 11416.