La demande de reconnaissance par la Commission nationale du commerce équitable comporte les éléments suivants :
1° Informations relatives à la personne physique ou morale :
― le numéro unique d'identification du demandeur, et l'identité du demandeur, soit, pour une personne physique, le nom, les prénoms, l'adresse, les numéros de téléphone et de télécopieur, l'adresse électronique et, pour une personne morale, la raison sociale, la forme juridique, l'adresse du siège social, les numéros de téléphone et de télécopieur, l'adresse électronique ;
― un extrait d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou d'une immatriculation équivalente dans un pays étranger ou, à défaut, si la société est en cours de constitution, une copie des statuts enregistrés auprès des services fiscaux ;
― le nombre de salariés y compris éventuellement expatriés, le chiffre d'affaires global, la composition du capital social ;
― s'il s'agit d'une association, le récépissé délivré par la préfecture ainsi que son objet, son siège social, son numéro SIRET et le nom de son président ;
― le dernier rapport d'activités du demandeur, accompagné du bilan et du compte de résultats ;
― tout élément financier démontrant que la personne dispose des ressources nécessaires pour exercer son activité de manière indépendante ;
― les statuts ou tout autre document, notamment le rapport du commissaire aux comptes s'il y a lieu, établissant l'absence d'activités de production, de transformation et de distribution ;
― le cahier des charges décrivant les engagements économiques, sociaux et environnementaux et les démarches choisies vis-à-vis des producteurs, des travailleurs et de l'ensemble des opérateurs concernés. Les engagements sont, quand cela est possible, exprimés en chiffres.
2° Informations relatives aux dispositifs de veille et de garantie :
― procédures de veille mises en œuvre, indicateurs de progrès et moyens de mesure ;
― description détaillée des contrôles réalisés sur les transactions commerciales du commerce équitable ;
― certification éventuelle du système de garantie, complétée par l'attestation d'accréditation et la portée de l'accréditation de l'organisme certificateur concerné ;
― le cas échéant, place et modalités de l'évaluation mise en œuvre pour le fonctionnement du système de garantie. Le caractère participatif et progressif du système de garantie doit être documenté.