Lorsque la commission est appelée à se prononcer sur une sanction disciplinaire ou un licenciement, l'intéressé est informé par lettre recommandée adressée au moins quinze jours à l'avance des date, lieu et heure de la réunion, en l'invitant à faire connaître ses moyens de défense et à comparaître, s'il le désire, assisté d'un défenseur de son choix. Le courrier de convocation lui indique également le lieu et les horaires de consultation de son dossier individuel. Le supérieur hiérarchique de l'agent est avisé de cette convocation.
L'agent a le droit d'obtenir la communication intégrale de son dossier individuel et de tous les documents annexes. Il peut citer des témoins et présenter ses observations écrites ou verbales. Le droit de citer des témoins appartient également aux directeurs d'établissements.
La commission consultative paritaire est saisie d'un rapport indiquant clairement les faits reprochés et, s'il y a lieu, les circonstances dans lesquelles ils ont été commis. Le rapport mentionne l'avis du supérieur hiérarchique de l'agent.
Même si l'intéressé n'a pas usé des possibilités qui lui sont offertes ou s'il n'a pas déféré à la convocation qui lui a été adressée de se présenter devant la commission, celle-ci siège valablement.