Les services communs de la documentation sont créés, en application de l'article L. 714-1 du code de l'éducation, par délibération statutaire du conseil d'administration.
Plusieurs établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel peuvent confier, par convention, en application de l'article L. 714-2 du code de l'éducation, à un même service, la gestion de bibliothèques ou d'activités techniques et documentaires d'intérêt commun. La création de ce service interétablissement est décidée par délibération statutaire des conseils d'administration ou des organes en tenant lieu des établissements concernés.
Tous les services qui accueillent du public sont dénommés bibliothèques.
Par décision des établissements contractants et dans le respect de la réglementation en vigueur, des services dotés de la personnalité morale, notamment sous la forme d'un groupement d'intérêt public ou d'un établissement public, ou des services internes d'une autre personne morale, notamment sous la forme d'un service d'une fondation ou d'un département de pôle de recherche et d'enseignement supérieur, peuvent être substitués au service interétablissement.