Les collectivités territoriales remettent chaque année au préfet un rapport relatif à la situation, à l'activité et au fonctionnement de leur service d'archives, accompagné des éléments statistiques nécessaires à l'élaboration du rapport annuel sur les archives publiques en France, ainsi qu'un programme de travail pour l'année à venir.
Elles adressent au préfet les instruments de recherche élaborés par leur service d'archives. Ces instruments de recherche sont mis à la disposition du public.