Les informations qui doivent être portées au compte individuel de retraite sont communiquées au service des retraites de l'Etat au plus tard le 31 janvier de chaque année sous la forme d'une déclaration annuelle par les administrations, offices ou établissements de l'Etat ou tous autres organismes employeurs des fonctionnaires de l'Etat, magistrats et militaires qui les détiennent. Cette déclaration dématérialisée est effectuée selon le format d'échange commun fixé par arrêté conjoint des ministres chargés du budget et de la fonction publique après avis du comité de coordination stratégique en matière de retraites de l'Etat.
Au plus tard deux mois avant la radiation des cadres du fonctionnaire, magistrat ou militaire ou après son décès en activité, les administrations, offices ou établissements de l'Etat ou tous autres organismes employeurs des fonctionnaires de l'Etat, magistrats et militaires mentionnés au premier alinéa communiquent au service des retraites de l'Etat les données relatives à la dernière situation d'activité de l'intéressé nécessaires à la liquidation de sa pension et les informations énumérées à l'article D. 21-1.
Pour assurer sa mission de contrôle, le service des retraites de l'Etat peut demander, y compris après la concession de la pension, communication de tout ou partie des pièces justificatives des informations portées au compte individuel de retraite. Au vu de ces pièces, toute erreur affectant ces informations peut être rectifiée par le service des retraites de l'Etat.