Audit de gestion de la sécurité.
La procédure d'audit décrite dans les paragraphes qui suivent comprend toutes les étapes prévues pour la vérification initiale. Les audits de gestion de la sécurité, qui sont effectués dans le cadre de la vérification annuelle, de la vérification intermédiaire et de la vérification aux fins de renouvellement, s'effectuent selon les mêmes principes même si leur portée est différente.
1. Demande d'audit.
La compagnie soumet une demande d'audit à l'administration, conformément aux articles 160-2.03, 160-2.04 ou 160-2.05.
L'auditeur responsable et l'équipe chargée de l'audit sont désignées conformément aux disposition du chapitre 160-4.
2. Examen préliminaire.
A titre préliminaire et dans la mesure du possible, l'auditeur responsable et, le cas échéant, l'équipe d'audit devraient examiner le manuel de gestion de la sécurité afin de déterminer si le système de gestion de la sécurité permet de satisfaire aux prescriptions du code ISM.
Si cet examen révèle que le système n'est pas adéquat, l'audit devra être reporté jusqu'à ce que la compagnie ait pris les mesures correctives nécessaires.
3. Préparation de l'audit.
L'auditeur responsable établit un plan d'audit et le communique à la compagnie, ou au navire, et à l'équipe d'audit.
4. Exécution de l'audit.
4.1. La première étape de l'audit consiste en la tenue d'une réunion initiale pour :
- présenter l'équipe d'audit à la direction de la compagnie ou, selon le cas, aux officiers et principaux membres d'équipage du navire ;
- récapituler les méthodes d'exécution de l'audit ;
- confirmer que tous les moyens prévus sont disponibles ;
- confirmer la date et l'heure de la réunion finale ; et
- préciser, si nécessaire, les points flous.
4.2. L'équipe d'audit évalue le système de gestion de la sécurité en se fondant sur les documents présentés par la compagnie et les preuves objectives de son application effective.
Les entretiens et l'examen des documents servent à recueillir les preuves du fonctionnement du système de gestion de la sécurité. Une constatation du déroulement des activités ou opérations et des conditions dans lesquelles elles s'effectuent peut être nécessaire pour déterminer l'efficacité avec laquelle le système de gestion de la sécurité permet de respecter les normes spécifiques de sécurité et de protection de l'environnement prescrites par le code ISM.
4.3. Les constatations faites lors de l'audit doivent être documentées. Après avoir vérifié toutes les activités, l'équipe d'audit doit passer en revue l'ensemble de ses constatations afin de déterminer celles qui seront signalées comme étant des non-conformités, aussi bien du point de vue des prescriptions générales que des prescriptions particulières du code ISM.
4.4. A la fin de l'audit et avant de rédiger son rapport, l'équipe d'audit doit tenir une réunion avec la direction de la compagnie et les responsables des secteurs audités ou, selon le cas, avec les officiers et principaux membres d'équipage du navire, afin de présenter ses constatations et s'assurer que le résultat de l'audit est bien compris.
5. Rapport d'audit.
5.1. Le rapport d'audit doit être établi par ou sous contrôle de l'auditeur responsable, qui doit veiller à ce qu'il soit précis et complet.
5.2. Le rapport d'audit doit comprendre les éléments suivants :
- la chronologie de l'audit ;
- l'identification des membres de l'équipe d'audit ;
- la (ou les) date(s) de l'audit ;
- l'identification de la compagnie ;
- toutes les non-conformités relevées ; et
- les constatations portant sur l'efficacité avec laquelle le système de gestion de la sécurité permet de réaliser les objectifs spécifiés.
5.3. Le rapport d'audit est transmis à la compagnie.
Dans le cas d'un audit à bord d'un navire, la compagnie se charge de communiquer ce rapport au navire.
Il est recommandé aux compagnies de transmettre aux navires une copie du rapport d'audit des établissements à terre.
6. Suivi des mesures correctives.
Il incombe à la compagnie :
- de définir les actions correctives à mettre en œuvre pour remédier à une non-conformité ou pour en éliminer la cause ;
- de soumettre les propositions d'actions correctives au responsable de l'audit ;
- de mettre en œuvre, de manière efficace et pérenne, les actions correctives décidées.
La validité du document de conformité et des certificats de gestion de la sécurité connexes peut être mise en cause s'il n'est pas remédié aux non-conformités avec des prescriptions spécifiques du code ISM.
Les mesures correctives doivent être menées à bien dans les délais fixés. En fonction des non-conformités relevées, l'administration peut exiger la réalisation d'audits supplémentaires. Ces audits consécutifs doivent être déclenchés par la compagnie.