Le supérieur hiérarchique direct établit le compte rendu écrit de l'entretien ; ce compte rendu comporte une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de l'agent.
Le compte rendu est communiqué à l'agent, qui dispose d'un délai de quinze jours pour y porter toute observation qu'il juge utile avant de le retourner à son supérieur hiérarchique direct.
Il est visé par le supérieur hiérarchique direct, qui peut formuler, s'il l'estime utile, ses propres observations.
Le compte rendu est notifié au fonctionnaire, qui le signe pour attester qu'il en a pris connaissance puis le retourne à son supérieur hiérarchique direct. Il est ensuite versé au dossier de l'agent.