L'agent demandant le bénéfice de l'aide exceptionnelle doit adresser à son employeur un dossier de demande d'aide exceptionnelle à retirer auprès du ministre des affaires étrangères. Ce dossier comprend notamment :
― une liste des biens perdus, détruits ou endommagés, qui doit comporter une indication de la valeur d'achat de chacun de ces biens en euros, et être accompagnée, dans la mesure du possible, des factures correspondantes ;
― une attestation de non-prise en charge de son assurance.
S'agissant du véhicule, l'agent doit fournir :
― la carte grise ou, le cas échéant, une attestation sur l'honneur décrivant le véhicule avec le plus de détails possible nécessaires à toute estimation financière ;
― une attestation de non-prise en charge de son assurance.