Le compte rendu de l'entretien professionnel, établi et signé par le supérieur hiérarchique direct, est communiqué à l'agent en double original.
Celui-ci dispose alors d'un délai de dix jours francs, à compter de la date de cette communication, pour en prendre connaissance et le compléter, le cas échéant, de ses observations. Si l'agent refuse de signer le compte rendu lors de sa communication, le supérieur hiérarchique direct le constate en indiquant la date et le motif du refus.
Au terme de ce délai, le compte rendu est ensuite visé par l'autorité hiérarchique qui peut formuler, si elle l'estime nécessaire, ses propres observations.
Le compte rendu est ensuite notifié au fonctionnaire qui le signe pour attester qu'il en a pris connaissance puis le retourne à l'autorité hiérarchique qui le verse à son dossier. Le fonctionnaire peut, le cas échéant, former une demande de révision auprès de l'autorité hiérarchique.