Le compte rendu de l'entretien professionnel est préparé par le supérieur hiérarchique direct.
Il est établi et signé par celui-ci à l'issue de l'entretien.
L'agent dispose d'un délai de quarante-huit heures, à compter du jour de l'entretien, pour porter des observations sur le compte rendu qui lui est remis.
A l'issue de ce délai, l'agent remet le compte rendu à son supérieur hiérarchique direct.
Le compte rendu est ensuite visé par l'autorité hiérarchique. A compter du 1er janvier 2012, l'autorité hiérarchique peut formuler, si elle l'estime utile, ses propres observations.
Le compte rendu est alors notifié à l'agent qui le signe pour attester qu'il en a pris connaissance, puis le retourne à l'autorité hiérarchique qui le transmet au gestionnaire pour insertion au dossier.
Une copie du compte rendu est remise à l'agent.