Un îlot cultural est constitué d'un regroupement de parcelles contiguës, entières ou partielles, homogène du point de vue de la culture, de l'histoire culturale (successions de cultures et apports de fertilisants) et de la nature du terrain. Seuls les îlots culturaux de l'exploitation situés en zone vulnérable doivent être renseignés dans le plan de fumure comme dans le cahier d'enregistrement des pratiques.
On entend par période une période calendaire (mois, par exemple).
Pour les exploitations d'élevage, il est recommandé que les éléments de description du cheptel soient enregistrés dans ces documents afin d'estimer la quantité totale d'azote effectivement apporté par les effluents d'élevage.
En outre, chaque fois que des effluents d'élevage produits par l'exploitation sont épandus en dehors de l'exploitation sur des parcelles mises à disposition par des tiers, le cahier d'enregistrement doit comprendre un bordereau cosigné par le producteur des effluents et le destinataire. Ce bordereau est établi au plus tard à la fin du chantier d'épandage ; il comporte l'identification des terres réceptrices, les volumes par nature d'effluents et les quantités d'azote épandu.
Le plan de fumure et le cahier d'enregistrement portent sur une campagne complète. Ils doivent être conservé au moins trois campagnes.
Par campagne, on entend la période définie, le cas échéant, par le programme d'action ou, à défaut, la période allant du 1er septembre au 31 août de l'année suivante ou une période de douze mois choisie par l'agriculteur pour son exploitation. Cette période vaut pour toute l'exploitation et est identique pour le plan de fumure et le cahier d'enregistrement.