Le détenteur des équidés, ou l'organisme tiers qu'il a choisi à cet effet, peut transmettre la déclaration initiale et les modifications de la déclaration à l'Institut français du cheval et de l'équitation par courrier ou par voie électronique.
L'Institut français du cheval et de l'équitation accuse réception de la déclaration et attribue au détenteur des équidés un numéro d'identification du lieu de stationnement dans les trente jours suivant la réception de la déclaration. Si plusieurs lieux de stationnement sont déclarés par un même détenteur, chacun fait l'objet d'un numéro d'identification distinct.