Le directeur général de l'agence informe, par voie d'affichage, les organisations syndicales mentionnées à l'article 19 de l'organisation des élections, et les invite à participer à la négociation du protocole d'accord préélectoral.
Le directeur général de l'agence invite, par courrier, les autres organisations syndicales, qui ont constitué une section syndicale ou qui sont affiliées à une organisation syndicale représentative au niveau national à participer à la négociation du protocole d'accord préélectoral. Dans le cas d'un renouvellement, cette invitation est faite au moins deux mois avant l'expiration du mandat des membres en exercice.
Le directeur général informe le personnel, par voie d'affichage, de l'organisation des élections. Le document affiché indique la date envisagée pour le scrutin, qui ne saurait intervenir plus de deux mois suivant la date de l'affichage, sauf en cas de renouvellement anticipé.