Dès l'enregistrement de la requête, le bâtonnier saisi fixe les délais dans lesquels les parties seront tenues de produire leurs observations ainsi que toute pièce utile à l'instruction du litige. Il arrête la date à laquelle il entendra leurs observations orales. Les parties peuvent, à tous les stades de la procédure, être assistées par un confrère. Les avocats des parties sont rendus destinataires de la copie de toute correspondance adressée aux parties par le bâtonnier dans le cadre de la procédure.
Le bâtonnier convoque les parties par lettre recommandée avec demande d'avis de réception adressée au moins huit jours avant la date de l'audience. La lettre de convocation mentionne que les intéressés peuvent être assistés par un avocat. Copie de la lettre de saisine est jointe à la convocation du défendeur.