Le dossier de demande de licence, rédigé en langue française et accompagné de traductions des pièces originales établies dans d'autres langues, doit être adressé, sous pli recommandé avec accusé de réception, au ministre chargé des transports, direction générale des infrastructures, des transports et de la mer, direction des services de transport , Arche de la Défense, Paroi Sud, 92055 La Défense Cedex.
Le ministre se prononce sur la demande de licence dans un délai maximum de trois mois. Si le dossier de demande de licence ne comporte pas l'ensemble des pièces requises, le ministre adresse au demandeur la liste des pièces manquantes. Le délai d'instruction de la demande de licence est alors suspendu du temps nécessaire à la production des pièces manquantes.