Avant le 1er avril de chaque année civile, les distributeurs agréés transmettent à la ou aux agences de l'eau intéressées et à l'office ou aux offices de l'eau intéressés, sous format informatique, le bilan mentionné à l'article R. 254-16.
Les agences de l'eau, les offices de l'eau et les préfets peuvent demander aux distributeurs agréés de leur communiquer toute information contenue dans le registre.
La demande est formulée directement auprès des distributeurs concernés. Ils disposent d'un délai de deux mois pour y répondre à compter de sa transmission par lettre recommandée avec avis de réception.