Après avoir vérifié que le quorum est atteint, s'il s'agit d'une première convocation, le président de l'instance ouvre la réunion en rappelant les questions inscrites à l'ordre du jour.
En cas d'absence ou d'empêchement du président, celui-ci est suppléé par le premier vice-président ou, à défaut, pour les avancements des maîtres de conférences, le second vice-président. S'ils ne peuvent siéger, la présidence est assurée par le professeur des universités ou, à défaut, le maître de conférences ayant la plus grande ancienneté d'échelon, dans le grade le plus élevé, présent à la séance.