MÉTHODE DE CONTRÔLE INTERNE
PAR L'OP DES FORFAITS
Chaque forfait mis en œuvre devra être soumis à la procédure de contrôle interne ci-dessous :
L'OP définit par écrit une procédure formalisée de contrôle interne et les documents permettant de tracer les vérifications menées chaque année :
L'OP définit sa procédure de contrôle pour chaque forfait. Elle précise notamment les modalités particulières de réalisation, le(s) responsable(s) du contrôle interne, les points contrôlés, la méthode de contrôle sur le terrain ainsi que la fiche type de contrôle.
Ces vérifications portent sur la réalité de la réalisation des mesures sur les surfaces ou les autres unités d'œuvre déclarées telle que prévue au PO agréé : l'OP vérifie systématiquement que le producteur qui a recours au forfait dispose des justificatifs prévus par la fiche forfait concernée :
Vérification documentaire : l'OP vérifie systématiquement que le producteur qui a recours au forfait dispose des justificatifs prévus par la fiche forfait concernée.
Dans le cas de forfaits à la surface, ces vérifications portent également sur l'adéquation entre les surfaces déclarées pour bénéficier du forfait et les surfaces réelles : 100 % de contrôle documentaire à partir de documents de référence type inventaire du verger ou tout autre document de nature à justifier des surfaces concernées et contrôles sur le terrain par sondage (au minimum 5 % des surfaces de l'OP concernées par un forfait) :
Vérification documentaire : l'OP procède à un contrôle documentaire systématique, pour chaque producteur qui a recours au forfait, validant la correspondance entre les surfaces forfaitisées (surfaces déclarées = surfaces nettes implantées) et les surfaces nettes :
Base documentaire :
- vergers : inventaire des vergers ;
- serres et tunnels : déclaration d'emblavement ou assimilé (semis ou plantation selon cultures) et/ou documents techniques de l'abris (par exemple permis de construire pour nouvelles serres) selon types d'abris et production ;
- légumes plein champ : déclaration d'emblavement ou assimilé (semis ou plantation selon cultures).
Elaboration d'un plan de contrôle annuel des surfaces des forfaits par sondage par chaque OP. Pour chaque forfait, le pourcentage des surfaces contrôlées est déterminé par le plan et doit être au moins égal à 5 % des surfaces de l'OP concernées par le forfait. Une orientation peut être faite dans le choix des exploitations à contrôler, sur la base d'une analyse de risque (action non réalisée les années antérieures, superficie importante, document mal renseigné...). L'analyse de risque doit être écrite. Dans le cas où le contrôle des 5 % fait apparaître un pourcentage élevé d'anomalies (supérieur à 20 %), il convient d'augmenter le nombre de contrôle.
Surfaces prises en compte lors du contrôle sur place :
- vergers : la surface de la parcelle est la surface nette arborée = nombre de plants × (distance entre rangs × distance sur rangs) ;
- serres et tunnels : 1° Surface de l'abri, hors zones techniques (zones affectées spécifiquement au conditionnement, au pilotage des serres, au chauffage...). 2° Pour les implantations en mètres linéaires : mesure du nombre de mètres linéaires et, si besoin, conversion en hectares (1 ha = 5 000 ml) ;
- légumes plein champ : 1° Plantations en hectares : surface de la parcelle ou de l'unité de production, hors bordures ; 2° Pour les implantations en mètres linéaires : mesure du nombre de mètres linéaires et, si besoin, conversion en hectares (1 ha = 5 000 ml).
L'OP prévoit également un nombre de visites pertinent chez chaque producteur afin de pouvoir apporter, lorsque le contrôle documentaire des justificatifs n'est pas suffisant, les preuves satisfaisantes de la réalité de la mise en œuvre de chaque forfait :
Les forfaits appartenant à la famille 1 ne nécessitent pas la visite sur place de contrôle (sauf si le producteur est concerné par le plan de contrôle annuel des surfaces) ;
Lors de la (des) visite(s), le contrôle porte sur la vérification non seulement de la cohérence des surfaces (si le producteur est concerné par le plan de contrôle annuel des surfaces) mais aussi de l'effectivité de la réalisation des actions décrites dans le forfait agréé (vérifications physiques auxquelles il sera possible de procéder au jour de la visite aussi bien pour les forfaits mis en œuvre le jour de la visite que pour les forfaits déjà réalisés au moment de la visite).
S'il reste des forfaits à mettre en œuvre après la visite de contrôle, il n'est pas indispensable de revenir dans l'exploitation pour les contrôler s'ils font partie d'une famille de forfaits déjà contrôlée de façon satisfaisante (famille 2 uniquement).
Cependant, le technicien devra revenir chez l'exploitant autant de fois que nécessaire tant que la mise en œuvre de tous les forfaits n'aura pu être attestée.
Les familles citées ci-dessus sont décrites ci-dessous.
Les vérifications peuvent être réalisées par une (des) personne(s) déterminée(s) par l'OP (salariée[s] de l'OP ou intervenants en prestation de services). Peuvent notamment assurer le contrôle interne un technicien, un qualiticien ou une société spécialisée (dont géomètre, société de mesure, organisme certificateur).
Chaque visite de contrôle fait l'objet d'un rapport de contrôle signé par le technicien, retraçant de façon détaillée les vérifications effectuées, les parcelles visitées ainsi que les constatations opérées.
Un document de synthèse signé par le technicien reprenant les vérifications effectuées et les résultats des contrôles est adressé à l'appui de la demande d'aide.
Ce document de synthèse est contresigné par le président de l'OP qui signe une déclaration attestant de la réalisation des actions telles que prévues au programme ou des réfactions à opérer par l'OP si des irrégularités ou des actions réalisées de manière insuffisante sont constatées.
L'attestation du président précise le lieu où les autres documents peuvent être consultés (inventaire verger, cahier d'exploitation).
Description des familles
Famille 1 : preuve à l'OP (le justificatif administratif est suffisant pour vérifier la mise en œuvre de l'action sans nécessité d'une visite du technicien sur place de contrôle) ; chaque forfait est contrôlé sur document.
Cette famille est composée des forfaits suivants (accompagnés du justificatif concerné) :
- forfait 2.16 : fiche technique reprenant les éléments mis en œuvre de l'action, justificatif des quantités refroidies, enregistrement des contrôles de températures ;
- forfaits 2.24 (surcoût en production lié à un prétri qualitatif) : fiches d'agréage ;
- forfaits 2.21 (amélioration pour certification : GlobalGap, AgriConfiance, Agriculture raisonnée) : dernier rapport de l'organisme certificateur ;
- forfaits 2.21 (amélioration pour certification : AOC, IGP) : registre INAO des unités homogènes de production (AOC pomme du Limousin) ou copie de la déclaration d'aptitude annuelle ;
- forfaits 2.23 (traçabilité) : justificatif du nombre de colis tracés ou fiches d'enregistrement ou fiche technique reprenant les éléments de mise en œuvre de l'action ;
- forfaits 3.8.2 (préparation des déchets d'exploitation pour traitement ultérieur) : bons d'enlèvement des déchets et /ou bons de livraison et/ou factures ;
- forfaits 3.4.1 (recyclage des solutions nutritives) : fiches journalières d'enregistrement, fiche technique reprenant les éléments mis en œuvre de l'action ;
- forfaits 4.16 (préparation commerciale) : factures des apports permettant d'identifier l'ail blanchi.