L'autorité compétente en matière de gestion des personnels pour chaque service ou groupe de services, au niveau central ou territorial, réunit avant la fin du premier semestre la conférence des chefs des services notateurs afin d'harmoniser au préalable les conditions de mise en oeuvre de la notation. Lors de cette conférence, sont examinées les modalités d'application du présent arrêté, et notamment les règles prévues à l'article 17. Il est également procédé à la répartition des contingents de réductions d'ancienneté entre les services ou groupes de services, au prorata de l'effectif des corps concernés.
Des modalités particulières de répartition peuvent être retenues s'agissant notamment des contingents alloués aux services déconcentrés, pour tenir compte du faible effectif des corps.