Les personnes citées à l'article 8 sont tenues de remplir les passeports phytosanitaires, conformément aux dispositions de l'article R. 251-17, paragraphe III, du code rural. Toute personne inscrite sur le registre officiel du contrôle phytosanitaire doit :
- conserver un plan mis à jour des sites sur lesquels se trouve l'établissement ou un plan des sites sur lesquels les végétaux, produits végétaux et autres objets sont cultivés, produits, entreposés, conservés ou utilisés ;
- établir des documents précisant la quantité, la nature, l'origine, la destination et la date des mouvements des végétaux, produits végétaux et autres objets qui sont achetés pour être stockés ou plantés sur place, en cours de production ou expédiés à des tiers ;
- assurer, si besoin est, la liaison avec les services chargés de la protection des végétaux ;
- effectuer des observations visuelles durant la période de végétation et informer les services chargés de la protection des végétaux conformément à l'article R. 251-5 du code rural.
Les plans et documents mentionnés ci-dessus doivent être conservés pendant cinq ans, indépendamment de l'obligation pour les acheteurs considérés comme utilisateurs finals engagés professionnellement dans la production de végétaux, de conserver les passeports phytosanitaires pendant un an et d'en consigner les références dans leurs livres, en application de l'article R. 251-21, paragraphe II, point 2, du code rural.