Sommaire de la liste des pièces justificatives des dépenses publiques locales
Rubrique 0. Pièces communes
01. Qualité de l'ordonnateur
02. Acquit libératoire du créancier
03. Paiement des créances frappées d'opposition
04. Moyens de règlement
05. Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers
06. Relevé de prescription
07. Paiement à un transporteur routier ou à un voiturier titulaire d'une lettre de voiture
Rubrique 1. Administration générale
10. Consignation
11. Gestion du patrimoine : location d'un bien immobilier
12. Placement financier de certains fonds
13. Reversement d'excédents de budgets annexes
14. Réduction de créances et admission en non-valeurs
15. Paiement des frais d'actes et de contentieux
16. Paiement des frais et des décisions de justice
17. Remboursement d'emprunt et frais
18. Impôts, taxes et versements assimilés
19. Transaction et remise gracieuse de dette
Rubrique 2. Dépenses de personnel
21. Dépenses de personnel des collectivités territoriales, de leurs groupements, de leurs établissements publics et de leurs services d'hébergement de personnes âgées gérés en régie directe
22. Dépenses de personnel des établissements publics de santé (EPS) et des établissements publics sociaux et médico-sociaux (ESMS)
23. Dépenses de personnel des associations syndicales de propriétaires
Rubrique 3. Dépenses liées à l'exercice de fonctions électives ou de représentation
31. Indemnités
32. Remboursement de frais
33. Autres dépenses
Rubrique 4. Marchés publics
41. Travaux, fournitures et services répertoriés par l'article 3 du code des marchés publics
42. Marchés publics passés selon une procédure adaptée prévue par les articles 28 ou 30 du code des marchés publics
43. Marchés publics passés selon une procédure formalisée prévue par l'article 26 du code des marchés publics
44. Marchés passés sur le fondement d'un accord-cadre
45. Sous-traitance et paiement direct
46. Coordination, groupements de commandes et centrales d'achats
47. Paiements à des tiers substitués au créancier initial
48. Paiements en situation exceptionnelle
Rubrique 5. Acquisitions d'immeubles et opérations complexes
51. Acquisitions amiables d'immeubles à titre onéreux
52. Acquisitions amiables d'immeubles à titre gratuit
53. Acquisitions d'immeubles selon des procédés de contrainte
54. Opérations complexes
Rubrique 6. Interventions sociales et diverses
61. Dépenses d'aide sociale
62. Prêts et bourses
63. Remise de prix, prestations diverses, gratifications
64. Frais de transport des élèves et étudiants handicapés
Rubrique 7. Interventions économiques et financières
71. Prêts et avances
72. Subventions et primes de toute nature
73. Garanties d'emprunts
74. Bonification d'emprunt
75. Participation au capital de sociétés ou organismes
76. Fonds de concours
77. Opérations pour le compte d'organismes rattachés à la collectivité
78. Participations versées par une collectivité locale à une autre collectivité
Annexes de la liste des pièces justificatives
ANNEXE V-aux articles D. 2224-1, D. 2224-2 et D. 2224-3-Le service public d'eau potable
ANNEXE VI-aux articles D. 2224-1, D. 2224-2 et D. 2224-3-Le service public de l'assainissement
Annexe A.-Frais de déplacement des agents
Annexe B.-Etat de frais de changement de résidence
Annexe C.-Enonciation des mentions devant figurer sur les factures ou sur les mémoires
Annexe D.-Enonciation des mentions devant figurer sur le procès-verbal ou le certificat administratif pour le paiement d'un acompte
Annexe E.-Enonciation devant figurer sur l'état liquidatif des révisions et / ou des actualisations de prix
Annexe F.-Mentions relatives à l'affacturage
Annexe G.-Caractéristiques formelles des marchés publics et des accords-cadres
Annexe H.-Tableau mensuel de service
DÉFINITIONS ET PRINCIPES
1 COLLECTIVITÉS
Dans la présente nomenclature, le terme collectivité » s'entend aussi bien des collectivités territoriales que des établissements publics locaux et des établissements publics de santé visés à l'article D. 1617-19 du code général des collectivités territoriales.
Ce terme peut également viser les associations syndicales de propriétaires dotées d'un comptable public.
2 DÉCISION
La pièce émane, selon le cas, par exemple du conseil municipal, du conseil général, du conseil régional, ou du conseil d'administration (" délibération ") ; de l'organe régulièrement habilité à agir en leurs lieu et place (commission permanente du conseil général ou du conseil régional, par exemple), ou de l'autorité exécutive (arrêté municipal ou arrêté du président du conseil régional, par exemple).
Lorsque la pièce justificative est un certificat émis par l'ordonnateur, la valeur probante de cette attestation suppose qu'elle soit signée par l'ordonnateur ou son délégataire tout comme un arrêté. Par contre, l'ordonnateur n'a pas l'obligation de signer une délibération produite au comptable dans la mesure où il en certifie le caractère exécutoire (cf. art.D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales).
Le budget (budgets primitif et supplémentaire, budgets principal et annexes, états annexes) constitue une délibération que l'ordonnateur exécute dans la limite des crédits ouverts. Toutefois, en ce qui concerne la section de fonctionnement, une délibération spécifique doit être produite lorsque la réglementation en vigueur exige une intervention particulière de l'assemblée délibérante pour autoriser une dépense (approbation préalable de conventions ou de taux par l'assemblée).
De la même façon, en ce qui concerne la section d'investissement, le budget est considéré comme délibération suffisante pour permettre à l'ordonnateur d'effectuer la dépense sans autre autorisation, dans la mesure où les crédits font l'objet d'une inscription clairement individualisée et où la réglementation en vigueur ne prescrit pas expressément une décision particulière de l'assemblée délibérante.
S'agissant particulièrement des établissements publics de santé, la décision émane soit du conseil d'administration (délibération »), soit du directeur qui peut déléguer sa signature.
S'agissant des associations syndicales de propriétaires dotées d'un comptable public, l'assemblée délibérante est le syndicat.
L'état prévisionnel des recettes et des dépenses (EPRD) constitue une délibération que le directeur exécute. Le directeur n'est tenu que par les crédits de personnels permanents inscrits à l'EPRD, ou par l'ensemble des crédits en cas d'arrêt de l'EPRD par le directeur de l'agence régionale d'hospitalisation (ARH), suite à carence du conseil d'administration.
3 LE CAS ÉCHÉANT, S'IL Y A LIEU, PRODUCTION DE LA PIÈCE JUSTIFICATIVE
Ces termes sont utilisés dans la présente liste des pièces justificatives dans les cas suivants :
Première hypothèse :
La production de la pièce justificative est subordonnée à la réalisation de conditions particulières prévues par la réglementation ou la collectivité :
Exemple : prêts et avances (rubrique 71) :
La justification des sûretés n'est exigée à l'appui du paiement que dans l'hypothèse où la délibération portant octroi du prêt l'exige.
De même, une collectivité ou un établissement public local qui accorde à un organisme de droit privé une subvention d'un montant supérieur à certain seuil (art. 10 de la loi n o 2000-321 du 12 avril 2000) doit justifier de la passation d'une convention avec ledit organisme (rubrique 711).
Deuxième hypothèse :
La réglementation spécifique à une collectivité ou à un établissement public pouvant déroger à une réglementation commune, la pièce justificative est elle-même spécifique : par exemple, reversement d'excédents de budgets annexes (rubrique 13).
La décision de reversement d'un excédent de budget annexe ne concerne que les établissements publics locaux dont le statut ou le texte relatif au régime financier l'autorise.
4 LA DISTINCTION ENTRE PREMIER PAIEMENT ET AUTRES PAIEMENTS
La liste ci-après distingue, dans certains cas, les pièces justificatives à fournir à l'appui du premier mandatement de celles à fournir à l'appui des mandatements suivants.
Sur la pièce justificative jointe aux mandatements postérieurs au premier paiement-ou sur le document servant au mandatement lui-même-, il est fait référence aux pièces justificatives produites uniquement au premier mandatement.
Les références à porter sont : ce numéro du mandatement de référence, le millésime de l'année d'imputation de la dépense initiale, l'imputation budgétaire de la dépense lors du premier paiement.
5 L'UTILISATION DE LA LISTE DES PIÈCES JUSTIFICATIVES POUR LE CONTRÔLE DE LA DÉPENSE
Les principes de mise en oeuvre de la présente liste des pièces justificatives sont :
-la neutralité : la liste ne modifie pas les réglementations en vigueur. Elle n'en est que la conséquence ;
-l'exhaustivité : lorsqu'une dépense est répertoriée dans la liste, les pièces justificatives nécessaires au paiement de cette dépense y sont toutes énumérées. Lorsqu'une dépense n'est pas répertoriée dans la liste, le comptable doit demander, en se référant si possible à une dépense similaire répertoriée, les pièces justificatives qui lui permettent d'effectuer ses contrôles ;
-le caractère obligatoire : la liste est obligatoire en ce qu'elle constitue à la fois le minimum et le maximum des pièces justificatives exigibles par le comptable. Elle s'impose à la fois aux ordonnateurs, aux comptables et aux juges des comptes.
Le contrôle hiérarchisé de la dépense permet au comptable de moduler ses contrôles en fonction des risques et des enjeux identifiés dans le respect des normes définies par le ministre en charge du budget. Cette modulation porte sur le moment du contrôle (contrôle a priori ou a posteriori), le champ du contrôle (contrôle exhaustif ou par échantillon) et l'intensité des contrôles (réaliser tout ou partie des contrôles).
En complément du contrôle hiérarchisé de la dépense, le comptable et l'ordonnateur peuvent convenir de mettre en place un dispositif de contrôle allégé partenarial en respectant les normes définies par le ministre en charge du budget. Dans ce cas, le comptable peut, le cas échéant, dispenser l'ordonnateur de produire les pièces justificatives selon les modalités et sous un seuil fixé par arrêté du ministre en charge du budget.
6 AUTOFACTURATION ET PIÈCES JUSTIFICATIVES SOUS FORME DÉMATÉRIALISÉE
L'article 289-I-2 du CGI autorise les recours à l'autofacturation. Par ce dispositif, la collectivité territoriale ou l'établissement public local émet une facture au nom et pour le compte de son fournisseur. La collectivité ou l'établissement conserve la facture originale et envoie le double de cette facture à son fournisseur.
Dans cette hypothèse, le fournisseur doit donner expressément un mandat écrit et préalable au tiers ou au client pour émettre matériellement les factures en son nom et pour son compte (art. 242 nonies de l'annexe II du CGI). Le mandat doit prévoir que le fournisseur conserve l'entière responsabilité de ses obligations en matière de facturation et de ses conséquences au regard de la TVA.
Le mandat est délivré soit pour une série d'opérations données, soit pour tout ou partie des opérations réalisées par le mandant sur un période déterminée par le contrat. Ce mandat doit être communiqué au comptable public à l'appui du premier mandat / ordonnancement de dépense concerné. Les mandats de dépenses suivants y font référence.
Dans les conditions définies par le ministre en charge du budget et avant la conclusion de ce mandat, l'ordonnateur doit obtenir l'avis du comptable, notamment sur la forme des factures qu'il va ainsi émettre, qu'elles soient ou non dématérialisées, sur les modalités qu'il va mettre en oeuvre au sein de ses services pour vérifier la réalité du service fait et sur les conditions de computation du délai global de paiement qui en découlent. Les factures doivent contenir toutes les mentions obligatoires par l'article 242 nonies A à l'annexe II du CGI. Il est recommandé de faire expressément la mention que la facture est établie par X au nom et pour le compte de Y.
Les conditions de la dématérialisation des pièces justificatives et de leur transmission, électronique ou non, sont fixées par l'article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales. Leur mise en oeuvre suppose la conclusion préalable d'une convention entre l'ordonnateur et le comptable.