Seuls les membres bénéficiant d'un congé, d'un congé de maladie ou de maternité, ou assurant un service de permanence, ou se trouvant en mission officielle, ou étant en dehors de leurs heures de service, s'ils exercent un travail à temps partiel, peuvent se faire représenter par un mandataire.
Le mandataire doit être membre de l'assemblée à laquelle appartient son mandant.
Chaque mandataire ne peut disposer de plus de deux procurations.
Les membres de l'assemblée générale qui remplissent les conditions pour voter par procuration et qui souhaitent utiliser cette procédure, doivent en informer le président de l'assemblée générale avant la tenue de la réunion.
La procuration doit être donnée par écrit ; elle est annexée au procès-verbal.