Tout organisme agréé en application de l'article R. 543-108 du code de l'environnement établit chaque année, pour chaque type de fluide énuméré à l'article R. 543-75 du code de l'environnement, une déclaration consolidée des quantités de fluides frigorigènes que les opérateurs auxquels il a délivré une attestation de capacité ont déclaré :
― avoir acheté ;
― avoir chargé dans des équipements ;
― avoir récupéré, en distinguant les quantités destinées à être respectivement traitées sous leur responsabilité, remises aux distributeurs ou être réutilisées sur place ;
― détenir au début et à la fin de l'année civile précédente.
Cette déclaration mentionne en outre l'identité, la dénomination ou la raison sociale de l'organisme, son adresse, son numéro SIRET ainsi que son numéro d'agrément ministériel.
Elle indique aussi l'identité des opérateurs auxquels l'organisme agréé a délivré une attestation de capacité, leur numéro SIRET, leur domaine d'activité, ainsi que la date de délivrance de leur attestation de capacité, et l'identité des opérateurs qui se sont vus retirer ou suspendre leur attestation de capacité, leur numéro SIRET, leur domaine d'activité, les dates de délivrance, de retrait ou de suspension de leur attestation de capacité ainsi que les motifs du retrait ou de la suspension.
Les organismes tiennent à la disposition de l'Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie, sur support informatique, les déclarations individuelles des opérateurs afin de permettre notamment la vérification du contenu des déclarations consolidées.