Dans le cas où le vendeur du véhicule neuf ou de démonstration ou le loueur ou l'installateur agréé fait, comme cela est prévu par l'article 8 du décret du 26 décembre 2007 susvisé, l'avance du montant de l'aide, il exige du bénéficiaire de l'aide les pièces justificatives nécessaires à la constitution du dossier prévu à l'article 1er ou à l'article 2.
Conformément à l'article 6 du décret précité, pour chacun des dossiers, la facture d'achat du véhicule, le contrat de location ou la première quittance ou la facture des travaux de transformation, dont une copie doit figurer dans le dossier, comporte clairement l'indication du montant de l'aide accordée et de ses modalités d'imputation.
S'agissant du justificatif prévu au b du 5 de l'article 1er, le dossier comporte l'original du récépissé de prise en charge pour destruction du véhicule délivré par un démolisseur ou un broyeur agréé.
Le vendeur, le loueur ou l'installateur agréé adresse chaque mois au Fonds d'aide à l'acquisition des véhicules propres une demande, conforme au modèle disponible sur le site www.service-public.fr, de remboursement des avances consenties au cours du mois précédent ou, pour la première demande, les avances consenties depuis l'entrée en vigueur du dispositif d'aide. Cette demande est assortie d'un état récapitulatif des aides accordées au cours de la période considérée. Le modèle de cet état est annexé à la convention conclue avec le Fonds.