1. Définition du télétravail
Aux termes de l'article L. 1222-9 du code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'entreprise, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. Dans la pratique, il peut s'exercer au lieu d'habitation du salarié ou, avec l'accord de l'entreprise, dans un tiers-lieu, par exemple un lieu privé comme la résidence secondaire, différent des locaux de l'entreprise.
Il est rappelé que les salariés exerçant exclusivement des activités itinérantes hors des locaux de l'entreprise ne sont pas concernés par le télétravail. Néanmoins l'activité à distance de ces salariés peut faire l'objet d'un encadrement et d'une discussion spécifique au sein de l'entreprise.
2. Modalités de recours
La mise en place du télétravail peut se faire de diverses manières :
– soit de manière collective, par le biais d'un accord collectif ou d'une charte mise en place au sein de l'entreprise. Dans le cas où le télétravail est instauré par le biais d'une charte, le comité social et économique doit être consulté sur cette dernière. En tout état de cause, la mise en place du télétravail par le biais du dialogue social reste préférable afin de concilier les attentes des deux parties ;
– soit individuellement, par accord « intuitu personae » entre l'employeur et le salarié concerné. Dans ce cas, si l'accord peut être formalisé par tout moyen, le recours à un écrit est préférable.
Le CSE, sera informé annuellement du nombre de salariés bénéficiant du télétravail régulier, ainsi que son utilisation, en distinguant les femmes et les hommes.
En tout état de cause ce mode d'organisation du travail doit être fondé sur un principe de double volontariat et un principe de réversibilité tant à l'initiative de l'employeur que du salarié.
3. Critères d'éligibilité
Afin de déterminer les postes éligibles au télétravail, les entreprises pourront définir dans un premier temps les activités ou fonctions pouvant être exercées à distance, sur la base de critères objectifs et pertinents. À cette occasion, les entreprises sont également invitées à évaluer les freins ou difficultés éventuelles liées à l'organisation des activités en télétravail, par exemple des contraintes de sécurité, de maintien l'activité sur site, etc.
Ce travail d'identification pourra faire l'objet d'échanges ou de partage avec les partenaires sociaux.
Une fois que les activités et métiers télétravaillables auront été identifiés, il appartiendra à chaque entreprise de déterminer les critères individuels permettant d'établir les salariés éligibles à ce mode d'organisation du travail. Ces critères peuvent notamment être liés à la nécessité d'une présence sur site, notamment pour les salariés à temps partiel, à l'expérience dans la fonction, la validation de la période d'essai…
La fixation de ces critères est essentielle afin d'objectiver les décisions d'accès ou de refus de télétravail et d'éviter tout sentiment d'iniquité. L'employeur refusant l'accès d'un salarié éligible au télétravail doit apporter une réponse justifiée.
Lorsqu'un salarié éligible exprime son souhait d'opter pour le télétravail, l'employeur, avant d'arrêter sa décision, vérifie que le salarié a évalué sa capacité à travailler seul, en autonomie et à distance.
L'employeur examine cette demande qu'il peut accepter ou refuser, dans un délai raisonnable, au regard des critères d'éligibilité définis dans l'entreprise. Il apportera une réponse au salarié dans un délai d'un mois. En cas de refus, l'employeur devra motiver sa décision par écrit.
En cas d'acceptation par l'employeur de la demande de télétravail d'un salarié, les entreprises pourront prévoir une période d'adaptation, pendant laquelle chacune des parties pourra mettre fin au télétravail, sous réserve d'observer un délai de prévenance raisonnable préalablement défini.
Le salarié autorisé à télétravailler devra recueillir l'accord préalable de l'employeur dès lors qu'il souhaite travailler dans un lieu différent de sa résidence principale. En tout état de cause, le télétravail hors de France métropolitaine n'est pas souhaitable au regard des incidences de responsabilité et d'assurance qu'il soulève.
4. Rythme et durée du télétravail
Il appartiendra à chaque entreprise, en lien avec les délégués syndicaux lorsqu'un accord est négocié ou, le cas échéant, les représentants du personnel lorsque le CSE est consulté sur un projet de charte, de déterminer le nombre et la répartition des jours télétravaillables au regard de ses spécificités. Les entreprises sont invitées à intégrer le télétravail dans une réflexion plus générale sur l'organisation du travail dans l'entreprise.
L'accord collectif ou la charte de télétravail devra prévoir le nombre de jours par semaine et/ou mois et/ou par an accessible en télétravail. À défaut d'accord ou de charte, la durée et la répartition seront fixés en accord avec le manager.
Le nombre de jours de télétravail et leur répartition devront être définis de manière à concilier le bon fonctionnement de l'entreprise, éviter l'isolement des salariés et maintenir le lien social. Le cas échéant, l'entreprise devra fixer des jours de présence sur site par service ou par équipe.
5. Temps de travail et déconnexion
Il est rappelé que l'employeur doit s'assurer que les salariés respectent la durée du travail applicable dans l'entreprise, y compris en télétravail, et qu'ils bénéficient de manière effective des repos journaliers et hebdomadaires en vigueur dans l'entreprise (a minima 11 heures entre deux journées de travail et 35 heures hebdomadaires).
L'employeur doit également veiller le cas échéant au bon respect des plages horaires de travail en vigueur dans l'entreprise, ainsi qu'aux temps de repos applicables en matière de restauration.
Néanmoins, le salarié en télétravail est également acteur du respect des temps de travail et de repos. Il lui appartiendra notamment de veiller à se déconnecter des outils numériques liés à son activité professionnelle.
Les modalités pratiques de respect des temps de travail et de déconnexion devront être déterminées par les entreprises, l'employeur étant garant de l'équilibre des temps de vie, dans le respect des dispositions prévues par les accords de branche relatifs à la santé et à la qualité de vie au travail.
À cet égard, il est rappelé que le droit à la déconnexion doit être prévu par voie d'accord collectif ou, à défaut, par décision unilatérale de l'employeur après avis du CSE, s'il existe.
En tout état de cause, l'entreprise devra déterminer au sein de leur accord ou charte relatif au télétravail les plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail.
6. Formations
Les télétravailleurs doivent bénéficier du même accès à la formation et au déroulement de carrière que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.
7. Actions de sensibilisation
Les entreprises mettront en place une action de sensibilisation générale dédiée aux spécificités du télétravail et à l'utilisation des équipements mis à la disposition des salariés à cet effet. Un accompagnement complémentaire doit être proposé aux managers des salariés télétravaillant afin de les sensibiliser aux opportunités et limites d'un tel mode d'organisation et les risques associés.
8. Suivi de l'activité des salariés et réversibilité
Les entreprises devront organiser chaque année un entretien, portant sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail. Cet entretien doit permettre aux salariés de s'exprimer sur les conditions de réalisation de son activité en télétravail. Il peut être intégré à un entretien déjà existant dans l'entreprise.
En dehors du cadre de cet entretien annuel, le salarié doit également pouvoir échanger tout au long de l'année et de manière informelle avec son manager sur l'exercice de son activité en télétravail.
Les entreprises et leurs salariés peuvent à tout moment mettre fin au recours au télétravail sans que cela puisse constituer une modification essentielle des conditions de travail des salariés concernés sauf à ce qu'elles l'aient prévu expressément dans le contrat de travail des salariés. Dans ce cadre, elles prévoiront les conditions de retour à une organisation du travail sans télétravail en respectant un délai d'une semaine, sauf cas d'urgence.
Le principe de réversibilité ne fait pas obstacle à ce que l'employeur puisse organiser les conditions du retour ponctuel du salarié en télétravail dans les locaux de l'entreprise en cas de besoin particulier, à son initiative ou à la demande du salarié. Il appartiendra à l'entreprise de définir la forme et les conditions que devront prendre cette possibilité de retour ponctuel.
9. Matériel informatique et bureautique nécessaire au télétravail
Il appartiendra à l'entreprise de fournir au télétravailleur et entretenir les équipements informatiques et de communication nécessaires à la réalisation de ses fonctions et de prévoir leurs modalités d'utilisation. Il est rappelé que l'usage de matériels personnels ne peut être imposé au télétravailleur. Par ailleurs, les entreprises détermineront les modalités de prise en charge ou de dotation des équipements bureautiques en fonction de l'environnement de travail permettant aux salariés concernés d'assurer leur activité dans de bonnes conditions de santé au travail (à titre illustratif, un écran, une souris, un clavier, un casque, du matériel ergonomique…).
L'employeur est tenu d'informer le télétravailleur de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique et des sanctions en cas de non-respect de telles restrictions.
À cet effet, les entreprises sont invitées à se doter d'une charte d'utilisation des outils informatiques ou de la compléter afin notamment de prendre en compte les éventuelles spécificités du télétravail et de garantir la sécurité des systèmes d'information mis à disposition des salariés.
Cette charte pourra notamment prévoir les conditions d'utilisation et d'usage du matériel informatique par le salarié et des limites à son utilisation par des tiers pour des raisons de sécurité. Les entreprises pourront s'appuyer, pour la rédaction de cette charte, sur les dispositions de l'ANI sur le télétravail du 26 novembre 2020, lequel souligne l'intérêt des bonnes pratiques suivantes :
– possibilité d'établir un socle de consignes minimales à respecter en télétravail, et communiquer ce document à l'ensemble des salariés ;
– mise à disposition éventuelle des salariés une liste d'outils de communication et de travail collaboratif appropriés au travail à distance, qui garantissent la confidentialité des échanges et des données partagées ;
– possibilité de mise en place de protocoles garantissant la confidentialité et l'authentification du serveur destinataire.
Lors de la cessation du télétravail, le salarié restitue sans délai le matériel spécifique qui lui a été fourni.
10. Frais professionnels
Il est rappelé que l'employeur doit prendre en charge les frais professionnels supportés par le salarié pour l'exercice de son activité professionnelle dans l'ensemble des situations de travail et dans les conditions déterminées par l'entreprise.
11. Autres contreparties octroyées dans le cadre du télétravail
Le télétravail reposant sur un principe de double volontariat, sa mise en œuvre dans l'entreprise s'accompagne nécessairement de la recherche d'une conciliation entre l'organisation du travail attendue par l'entreprise et par les salariés (notamment en matière d'équilibre des temps de vie) et les impacts engendrés par ce mode d'organisation.
Les entreprises rechercheront donc dans le cadre du dialogue social interne ce point de rencontre qui leur est propre, et pourront ainsi prévoir l'octroi de diverses contreparties aux télétravailleurs.
Celles-ci pourront alors prendre notamment la forme du versement de diverses indemnités, notamment celles prévues par le bulletin officiel de la sécurité sociale, mais également la fourniture de titres-restaurant, la mise à disposition de matériel supplémentaire qui ne serait pas rendu nécessaire à l'exercice de l'activité…
Il est cependant rappelé que dans ce cadre, l'octroi de contreparties diverses ne doit pas avoir pour effet de déroger aux obligations générales de prise en charge des frais professionnels supportés par le salarié dans le cadre de l'exercice de son activité en télétravail, ainsi que de fourniture des équipements strictement nécessaires à la réalisation de ses fonctions, telles que rappelées aux articles 9 et 10 du présent accord.
12. Accident du travail et risques professionnels
L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.
Le télétravail doit également être pris en compte dans le cadre de l'élaboration du document unique d'évaluation des risques professionnels. À ce titre, une évaluation des risques adaptée doit être menée en entreprise, afin d'identifier en amont les risques inhérents à l'exercice d'une activité en télétravail, par exemple en matière de troubles musculosquelettiques, de risques psychosociaux…
Les salariés doivent à cet égard être en mesure de pouvoir alerter l'entreprise sur tout risque psychosocial lié à l'exercice du télétravail (par exemple en utilisant le mécanisme d'alerte préexistant ou en créant un canal dédié).
13. Communication, management et maintien du lien social
Les entreprises devront veiller à ce que les télétravailleurs aient accès aux mêmes informations que l'ensemble des salariés se trouvant dans les locaux de l'entreprise.
Elles devront mettre à disposition des télétravailleurs des outils de communication fiables et faciles d'utilisation afin de permettre une bonne communication de l'information.
Les entreprises et les salariés seront notamment invitées à privilégier, dès que cela est possible, les outils téléphoniques ou de visioconférence plutôt que les mails afin de faciliter un maintien du lien social. Pour les activités nécessitant un travail collaboratif, les salariés sont invités à favoriser une organisation en présentiel.
Le rôle du management est particulièrement important et doit être adapté à l'encadrement des télétravailleurs afin de permettre de maintenir un même niveau de proximité managériale avec les salariés présents sur site et les télétravailleurs. L'entreprise veillera à ce que l'autonomie dont bénéficie les télétravailleurs ne soit par préjudiciable au lien social et au sentiment d'appartenance nécessaire à toute collectivité de travail.
Les entreprises veilleront à l'existence de temps d'échanges collectifs, notamment entre les salariés et leurs managers.
14. Protection des données
Les entreprises devront prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles. Elles pourront à cet égard déterminer des critères de lieux dans lesquels le télétravail peut être effectué, afin notamment de garantir la confidentialité des échanges et des données partagées.
Il incombe au télétravailleur de se conformer aux dispositions légales et aux règles édictées par chaque entreprise relative à la protection des données et à leur confidentialité.
15. Le maintien et l'adaptation du dialogue social
La mise en place et le développement du télétravail nécessitent de s'intéresser aux conditions de mise en œuvre du dialogue social dans l'entreprise. Il est rappelé qu'en tout état de cause, la mise en œuvre et le développement du télétravail ne font pas obstacle au respect des dispositions légales et conventionnelles relatives aux réunions avec les représentants du personnel, notamment en termes de périodicité.
Les entreprises veilleront à ce que ce dialogue social puisse s'exercer dans des conditions efficaces et satisfaisantes pour tous : employeur, représentants du personnel, organisations syndicales de salarié et salariés.
Une attention particulière doit être portée au maintien du lien entre les salariés et les représentants (élus ou syndicaux) en situation de télétravail. Cette organisation du travail ne doit pas limiter ou empêcher ce lien. À titre d'exemples, les entreprises pourront mettre en place, dans le respect des conditions légales, un panneau d'affichage virtuel, une page intranet, une mailing list dédiée…