Annexe 2
Règlement intérieur des réunions organisées en visio ou audio-conférence en application des principes définis par l'accord national du 20 novembre 2020
1. Organisation d'une réunion à distance
Les dispositions du présent règlement intérieur sont applicables aux instances paritaires visées à l'article 2 de l'accord du 20 novembre 2020.
Les membres de chacune de ces instances doivent être précisément informés des modalités techniques leur permettant de participer à la réunion organisée par voie dématérialisée.
Pour procéder à une réunion à distance, le président de séance ou l'organisateur doit transmettre préalablement à la réunion, un lien URL. À l'heure prévue de la réunion, les participants sont invités à suivre ce lien pour pouvoir se connecter à une plateforme en ligne et rejoindre la réunion.
Les règles de discrétion professionnelle et de secret professionnel s'appliquent aux membres de ces instances, y compris lorsqu'elles sont réunies à distance.
2. Identification des membres participant à la réunion
La validité des réunions organisées, selon la ou les modalités de réunion à distance, est subordonnée à la mise en œuvre d'un dispositif permettant l'identification des participants.
Pour les conférences téléphoniques et audiovisuelles, il est donc recommandé que le président de la séance ou l'organisateur de la réunion, puisse s'assurer de la présence des seules personnes habilitées à l'être.
Aussi, en début de réunion, le président de séance ou l'organisateur de la réunion procède à l'appel des participants.
Afin de faciliter les échanges et la qualité de la connexion, il sera demandé à chaque participant de couper la caméra et de n'activer le micro que pour les prises de paroles.
3. Prise de parole
Le système proposé doit permettre au président de séance ou à l'organisateur de la réunion de reconnaître les signes d'un membre demandant la parole (micro activé). Il doit aussi s'assurer de la diffusion simultanée, à chacune des personnes participant ou assistant à la réunion, des propos tenus par l'une d'entre elles.
Il est recommandé, pour que chaque participant puisse prendre la parole et soit audible, de s'identifier en demandant préalablement au président de séance ou à l'organisateur de la réunion, un droit de prise de parole.
4. Limitation des regroupements physiques en un même lieu
En raison des modes de transmission, de propagation du virus « Covid-19 » et de la nécessité du respect des règles de distanciation physique et des gestes barrières définis par voie légale et réglementaire, les représentants syndicaux et/ou patronaux sont incités à éviter tout regroupement en un même lieu pour participer à une réunion paritaire, ou à une réunion préparatoire dématérialisée et, en tout état de cause, respecteront le principe de proximité énoncé à l'article 3.5 de l'accord.