Les dispositions conventionnelles relatives aux règles de convocation des réunions paritaires restent inchangées (exemples : délai, attestation de participation), sous réserve des dispositions figurant à l'article 4 ci-dessous.
Certaines adaptations doivent en revanche être précisées dans le contexte de la crise sanitaire.
Les partenaires sociaux sont donc convenus des dispositions suivantes pour les réunions paritaires organisées en visio ou audio-conférence.
3.1. Autorisation d'absence
Tout employeur ou son représentant, d'un salarié appelé à participer à une réunion paritaire dématérialisée, en qualité de représentant d'une organisation syndicale de la branche professionnelle, est tenu de lui accorder une autorisation d'absence en vue d'y participer, pour autant que cette demande lui ait été présentée au moins 10 jours calendaires avant la date de la réunion.
À l'appui de sa demande, le salarié devra présenter une convocation émanant de son organisation syndicale ou du secrétariat de l'instance professionnelle à l'initiative de la réunion, précisant le jour, l'objet, l'heure de la réunion paritaire.
Cette convocation revêtira la forme d'un courrier électronique.
La participation à une réunion paritaire organisée par voie dématérialisée ne pourra excéder 1 demi-journée de travail, étant précisé toutefois que, sur décision de l'organisation syndicale représentative, cette réunion pourra également être précédée de 1 demi-journée supplémentaire à titre de réunion préparatoire dématérialisée.
Ces dispositions s'appliquent uniquement aux réunions de la CPNEFP et de la CPPNI, organisées au niveau national ou régional.
La convocation à ladite réunion préparatoire devra pouvoir être présentée à l'employeur.
La durée de l'absence pour participer à la réunion paritaire et, le cas échéant, à la réunion préparatoire ne sera pas imputée sur le crédit d'heures dont dispose le salarié au sein de son entreprise pour l'accomplissement de ses missions.
3.2. Attestation de participation
À l'issue de la réunion paritaire considérée, l'instance professionnelle délivrera au salarié, sur sa demande, une attestation de participation mentionnant le jour, l'heure de la réunion paritaire. L'employeur pourra demander au salarié de lui fournir cette attestation.
En cas de réunion préparatoire, il reviendra à l'organisation syndicale représentative de délivrer à son ou ses représentants une convocation et attestation de participation, pour être remise à l'employeur.
3.3. Procédure particulière
Afin de tenir compte des différentes organisations de travail mises en place dans les entreprises pour faire face à l'épidémie, les salariés qui seraient désignés par leur organisation syndicale pour participer aux réunions paritaires ainsi qu'éventuellement aux réunions préparatoires, bénéficieront de droit d'une autorisation de leur employeur, leur permettant d'assister à la réunion paritaire, y compris dans les deux cas suivants :
– lorsque le salarié est placé en activité partielle ;
– lorsque le salarié est placé en télétravail.
Dans ces deux hypothèses, l'employeur doit en effet permettre au salarié de pouvoir participer à la réunion paritaire et/ou à la réunion préparatoire, pour laquelle une convocation a été émise.
3.4. Maintien de la rémunération
Dans la limite de 1 demi-journée telle que définie à l'article 3.1 ci-dessus, la participation à la réunion paritaire correspondant à la durée de l'horaire habituel de travail qui aurait été effectué si la personne avait travaillé, sera payée comme tel par l'entreprise, à l'échéance habituelle, et selon le taux horaire habituel. Ces heures seront sans incidence sur les primes, les gratifications et tout autre élément de rémunération acquis habituellement par le salarié.
Comme indiqué précédemment, la participation à une réunion paritaire organisée par voie dématérialisée ne pourra excéder une demi-journée de travail, étant précisé que, sur convocation de l'organisation syndicale représentative, cette réunion pourra être précédée de 1 demi-journée supplémentaire à titre de réunion préparatoire. La participation à cette réunion préparatoire suivra la même règle de maintien de salaire que celle applicable à la réunion paritaire.
Dans la limite ainsi prévue, les heures d'absence correspondant à la durée de l'horaire habituel de travail qui aurait été effectué si la personne avait travaillé, y compris, le cas échéant, s'agissant de la réunion préparatoire, seront assimilées à du temps de travail effectif pour le calcul du temps de travail.
Les dispositions du présent article s'appliquent quand bien même le salarié appelé à participer à une réunion paritaire est placé en activité partielle à la date de ladite réunion et de sa préparatoire.
3.5. Mise à disposition d'un local et du matériel nécessaire
Dans l'hypothèse où le salarié appelé à participer à une réunion paritaire ne disposerait pas du matériel nécessaire pour établir une connexion avec un débit suffisant, il devra en informer son entreprise.
L'entreprise étudiera par mail avec lui les solutions pouvant être mises en place, dans la mesure du possible, le temps de la réunion paritaire.
L'entreprise pourra ainsi être amenée à permettre au salarié d'utiliser par exemple, un local mis à sa disposition, ainsi que le matériel informatique nécessaire, et devra s'assurer du respect des règles de confidentialité des échanges lors de la réunion.
L'employeur devra répondre par mail à la demande du salarié sous un délai maximum de 48 heures. Dans l'hypothèse où un local de l'entreprise ne pourrait pas être mis à disposition du représentant, un local à proximité, le cas échéant syndical, du lieu du domicile ou du lieu de l'entreprise sera recherché. Les frais éventuels de déplacement seront remboursés selon les règles définies par l'accord de la branche.