Les organismes gestionnaires des activités sociales communiqueront chaque année les noms des salariés habilités pour accomplir des missions de convoyage, d'encadrement dans les centres de vacances, de formation d'encadrement d'institution ou de participation à l'organisation d'événements, au SGE des IEG avec copie aux entreprises employeurs de ces personnes.
Pour chaque mission relevant du convoyage, de l'encadrement ou de l'organisation d'événements nationaux, l'expression de besoin (périodes, volumes, lieux) sera formalisée par la CCAS 3 mois à l'avance auprès du SGE des IEG avec copie aux entreprises concernées.
La demande nominative d'autorisation d'absence sera exprimée auprès de l'employeur au moins 1 mois à l'avance, sauf circonstances particulières (désistement de dernière minute, par exemple).
Pour l'organisation d'événements locaux par la CMCAS, la demande nominative d'autorisation d'absence est exprimée à l'employeur au moins 1 mois à l'avance.
Pour toutes ces demandes nominatives, l'employeur pourra refuser l'absence lorsque, sur la période considérée :
– le salarié exerce une activité relevant du service public (par exemple, activité d'exploitation, interventions d'urgence, dépannages, prise d'astreinte, service continu) ;
– le taux de présence dans l'équipe ne permet pas d'autoriser une absence supplémentaire ;
– l'activité connaît des pointes saisonnières (par exemple, arrêt de tranche, clôture comptable…).
Les autorisations d'absence à l'étranger ne sont pas autorisées, sauf pour l'encadrement des séjours de mineurs dans des pays qui ne sont pas considérés à risque par les entreprises et dans le cadre des procédures de l'entreprise employeur.
Pour toutes les activités, les organismes sociaux ont l'obligation de prendre en compte la sécurité des salariés détachés et de mener des démarches de prévention des accidents. En cas d'accident, la déclaration relève de l'employeur. L'organisme gestionnaire s'engage à lui transmettre dans les meilleurs délais toutes les informations nécessaires.
Les autorisations d'absence sont valables sur les jours travaillés uniquement à l'exclusion des samedis, dimanches, jours fériés et jours d'absence du salarié.
Les salaires correspondant aux heures d'absence relatives à ce paragraphe ne sont pas facturés, en revanche les frais de déplacements sont pris en charge par la CCAS ou de la CMCAS concernée.