Chaque membre participant à une réunion atteste de sa présence par courriel transmis au secrétariat de la commission. Une attestation commune pour l'ensemble de la délégation peut être réalisée par l'une des personnes désignées comme « référent », par chaque organisation en application de l'article 3 du présent texte.
Les discussions se déroulent sous l'animation de la présidence en vigueur qui s'assure que les expressions de chacune des organisations présentes puissent pleinement se faire.
Pour le bon déroulement des débats, avant de prendre la parole, chaque participant devra faire signe avant de s'exprimer.
Par ailleurs, les membres n'ayant pas la parole devront couper leur microphone afin de faciliter la compréhension pour tous des échanges.
Au cours d'une réunion, si une suspension de séance est nécessaire entre membres d'un même collège, les modalités de mise en œuvre seront indiquées avant la suspension.
S'il y a lieu de voter sur une décision :
– lorsque l'expression des mandats se fait au cours de la réunion, une confirmation asynchrone sera demandée à chaque organisation par voie électronique, sous la forme d'un courriel transmis par une personne qui aura préalablement été désignée comme « référente » par chaque organisation, en application de l'article 3 du présent texte ;
– si les mandats ne peuvent pas être exprimés au cours de la réunion, ils sont exprimés par les organisations par échanges de courriels suivant les modalités et délais définis au cours de la réunion.
Un relevé de décision de la réunion est réalisé, suivant les modalités habituelles.
Enfin, un relevé des présences, justificatif nécessaire pour ouvrir droit à l'ensemble des règles de financement du paritarisme, sera établi par le secrétariat paritaire pour chaque réunion.
Ce relevé est transmis à chaque organisation qui confirme par le retour de mail d'un de ses référents qu'il est conforme aux présences réelles pour sa délégation.