L'organisation matérielle de l'ensemble des instances paritaires est assurée par le secrétariat de branche.
Il lui revient ainsi de convoquer par un courriel adressé aux mandataires habituels de chaque commission ou groupe de travail. Les membres qui entendent participer à la réunion en font part par retour de mail.
Les convocations seront adressées 7 jours avant la tenue de la réunion.
Sauf circonstance particulière, les documents préparatoires sont transmis au plus tard 3 jours ouvrés avant la tenue de la réunion.