La CPNEFP se réunit au moins trois fois par an et chaque fois qu'elle est convoquée par le ou la président(e) et le ou la vice-président(e).
Des réunions exceptionnelles peuvent être fixées à l'initiative :
– soit du ou de la président(e) ;
– soit d'au moins trois organisations membres de la CPNEFP. Dans ce cas, le ou la président(e) prend acte de la demande et fait établir la convocation sur l'ordre du jour proposé par les auteurs de la demande.
Les titulaires et les suppléants peuvent participer aux réunions.
La convocation est adressée au moins 15 jours à l'avance. Les documents nécessaires à la discussion sont envoyés au moins 8 jours avant la date fixée pour la réunion.
Le ou la président(e) fixe l'ordre du jour conjointement avec le ou la vice-président(e). En cas de désaccord sur l'ordre du jour, chacun des points y est inscrit avec mention du demandeur.
Le ou la président(e) et le ou la vice-président(e) assurent la préparation, la tenue des réunions et l'exécution des décisions de la commission. Ils conduisent les débats et font établir le relevé de décisions par le Secrétariat. En cas d'absence des deux, ils sont remplacés par un membre de leur collège d'appartenance.
Les relevés de décisions sont signés par le ou la président(e) et le ou la vice-président(e) et proposés pour approbation des membres de la CPNEFP lors de la réunion suivante.