Avant toute délibération, la commission reçoit chaque partie au litige afin, d'une part, de recueillir leurs explications et d'autre part, de poser ses questions. Elles peuvent être assistées de toute personne de leur choix.
À défaut de pouvoir se présenter à la réunion de conciliation, la commission demande à chaque partie leurs observations écrites dans un délai raisonnable qui devront être envoyées par courrier avec accusé réception conformément au calendrier fixé par la commission.
Les observations écrites devront être adressées à l'ensemble des parties intéressées au litige dans les mêmes formes.
Chaque partie pourra répondre, dans les mêmes formes, aux premières observations écrites conformément au calendrier fixé par la commission.
Toute observation parvenue hors délai, le cachet de la poste faisant foi, sera écartée des débats.
À défaut de présentation à la réunion de conciliation et à défaut de présentation d'observations écrites d'une des parties dans les délais prévus, le cachet de la poste faisant foi, la commission considérera que la partie refuse de participer à la tentative de conciliation.
Le refus d'une des parties au litige de participer à la réunion de conciliation n'empêche pas la commission de statuer.