Lorsque le représentant de l'organisation syndicale représentative au niveau de la branche est salarié d'une entreprise, l'employeur lui accorde une autorisation d'absence pour se rendre et participer aux réunions de la CPPNI. Le temps de ces salariés passé aux réunions est considéré comme un temps de travail effectif et n'entraîne pas de perte de rémunération.
Ces autorisations d'absence doivent être demandées au moins 8 jours à l'avance sur présentation de la convocation à la réunion.
Une convocation à ces réunions est envoyée par le secrétariat de la CPPNI. Une feuille de présence est tenue à disposition des employeurs des salariés membres au secrétariat de la CPPNI.
Les frais de déplacement sont indemnisés par l'organisme patronal convoquant sur la base du prix du kilomètre SNCF, 2e classe, du lieu du domicile jusqu'à celui de la réunion.