Pôle emploi réaffirme son engagement afin de prendre en compte les contraintes de la vie personnelle et familiale dans l'organisation des réunions, et rappelle que celles-ci doivent être planifiées avec suffisamment d'anticipation afin que chacun puisse s'organiser.
Il est souligné que la nouvelle organisation de l'accueil au sein des agences a créé de nouvelles possibilités de planification des réunions pour les agents. Ces réunions, par anticipation, peuvent être positionnées un autre jour que le jour de fermeture du site (avec possibilité de ne pas planifier de rendez-vous à ces dates).
Pour rappel (extrait de l'article 7 de l'accord du 16 octobre 2015 relatif à l'égalité professionnelle femmes/hommes) : « Les horaires de début et de fin de réunion sont mentionnés dans l'ordre du jour. En tout état de cause, le positionnement des réunions sur les plages fixes reste la règle. Les réunions ne pourront s'étendre au-delà des horaires variables. La présence au briefing ne peut revêtir un caractère de présence obligatoire opposable aux agents si celui-ci se déroule sur les plages variables. »
Ces règles s'appliquent à tout agent, qu'il soit au forfait cadre ou non.
Toute réunion doit donner lieu à la rédaction d'un relevé de décisions ou compte rendu diffusé à tous les participants initialement prévus, pour permettre aux éventuels absents de prendre connaissance des informations.
Enfin, concernant les régions regroupées suite à la réforme territoriale, il est recherché des lieux de réunions, des horaires, ou des formes de communication notamment par visio, permettant de limiter le nombre et la durée des déplacements.