La CPNV se réunit au plus tard dans les 4 mois qui suivent la saisine par l'entreprise, sur convocation adressée par le secrétariat au plus tard 15 jours avant la réunion avec l'ensemble des documents. Durant ces 4 mois, les organisations patronales et syndicales de salariés peuvent, par l'intermédiaire du secrétariat de la commission, demander des informations complémentaires s'il y a lieu.
Il est précisé que ces délais commencent à courir dès réception du dossier complet par le secrétariat de la commission.
Les partenaires sociaux s'engagent à respecter la confidentialité des dossiers.
Les séances de la CPNV sont présidées alternativement par un membre d'une des organisations syndicales de salariés et par un représentant de l'une des organisations patronales.
En cas d'absence, une organisation syndicale de salariés pourra donner pouvoir à une organisation du même collège, dans la limite de 2 pouvoirs par organisation, étant précisé que le pouvoir doit être présenté en séance et archivé dans les documents relatifs à la réunion concernée.
En cas de baisse (< 5) ou de hausse (> 5) du nombre d'organisations syndicales représentatives au niveau de la branche, le nombre de pouvoirs par organisation sera revu par avenant.