Les salariés qui acceptent d'utiliser leur véhicule personnel pour les besoins du travail, à la demande de leur employeur, sont remboursés de tous frais occasionnés par cette utilisation.
Avant d'autoriser un salarié à utiliser son véhicule personnel pour les besoins du service, l'employeur devra s'assurer que le salarié est garanti contre les risques encourus dans les conditions précisées ci-dessous.
S'ils utilisent habituellement leur véhicule personnel pour les besoins du travail, ils devront justifier de la souscription d'une police d'assurance affaires garantissant d'une manière illimitée leur responsabilité personnelle aux termes des articles 1382, 1383, 1384 du code civil ainsi que la responsabilité de l'employeur, y compris le cas où celle-ci est engagée vis-à-vis des personnes transportées. Les polices devront en outre comprendre l'assurance contentieux-défense recours.
Ces salariés seront remboursés des frais occasionnés par cette utilisation habituelle, y compris les frais d'assurance, par une indemnité kilométrique fixée par référence aux barèmes de l'administration fiscale de l'année.
Les salariés qui ne font qu'une utilisation occasionnelle de leur véhicule ne pourront le faire, eu égard aux risques encourus, qu'après souscription d'une police complémentaire permanente ou temporaire, dont le coût sera pris en charge par l'entreprise. Dans ce cas, l'indemnité kilométrique qu'ils recevront ne comprendra pas le coût de l'assurance.
Les salariés choisissent librement leur assureur, sous réserve de faire parvenir à l'employeur par la compagnie qui les couvre une attestation établissant que les risques assurés sont ceux mentionnés aux paragraphes ci-dessus.