Conformément à l'article L. 932-6 du code de la sécurité sociale, les entreprises doivent remettre à chaque salarié concerné, ainsi qu'à chaque nouvel embauché, une notice d'informations détaillée, établie par l'organisme assureur, résumant les garanties souscrites dans l'entreprise et leurs modalités d'application.
Les salariés concernés sont également informés individuellement de toute modification des garanties.
Ces informations peuvent être délivrées par tout moyen adapté permettant de répondre effectivement à cette obligation tel que courrier, courriel, intranet, etc.
Lors de la rupture du contrat de travail susceptible d'ouvrir droit à une prise en charge par le régime d'assurance chômage, l'employeur est tenu de délivrer au salarié une information sur ses droits au titre de la portabilité des garanties et dans tous les cas, quelle que soit la nature du départ, d'informer l'organisme assureur de sa date de départ.
En effet, conformément aux dispositions de l'article 4 de la loi n° 89-1009 du 31 décembre 1989 (loi Evin) modifié par la loi de sécurisation de l'emploi, l'organisme qui délivre sa garantie complémentaire santé devra adresser une proposition de maintien de la couverture aux anciens salariés au plus tard dans les 2 mois à compter de la rupture du contrat de travail ou de la fin de période de maintien des garanties au titre de la portabilité.
En cas de décès du salarié assuré, lorsque des ayants droit sont garantis de son chef, leur couverture est maintenue pendant une durée minimale de 12 mois à compter du décès, sous réserve que les intéressés en fassent la demande dans les 6 mois suivant le décès.
La garantie prend effet au plus tard au lendemain de la demande.
L'employeur doit s'assurer que l'information est délivrée aux ayants droit par l'organisme assureur ou par lui-même conformément aux dispositions de l'article 4 de la loi n° 89-10009 du 31 décembre 1989 complétée par la loi sur la sécurisation de l'emploi.
Dans les entreprises, ou groupe d'entreprises, de plus de 50 salariés, l'organisme assureur remet annuellement à l'employeur et aux institutions représentatives du personnel un rapport relatif à la gestion sur la couverture collective mise en œuvre dans l'entreprise.
Ce rapport doit servir de base de travail à une réunion tripartite (employeur, représentant du personnel et assureur) destinée à analyser les équilibres de gestion et à décider des mesures à prendre pour faire éventuellement évoluer le contrat dans le cadre des conditions contractuelles avec l'organisme assureur.