Le secrétariat de la commission est situé à la FIFAS, 3, rue Jules-Guesde, 92300 Levallois-Perret.
Les entreprises devront s'assurer de la validité des coordonnées du secrétariat de la commission avant d'envoyer leur demande de validation. L'utilisation d'une adresse erronée pour adresser la demande de validation emporte la nullité de la demande de l'entreprise et l'obligation de procéder à une nouvelle demande.
Le secrétariat de la commission est destinataire des accords signés par les entreprises de la branche, conformément aux dispositions de l'article L. 2232-22 du code du travail.
Les fonctions de secrétaire sont assurées par un représentant de la FIFAS.
Celles-ci sont les suivantes :
Il assure la réception des accords et des pièces justificatives nécessaires à leur examen par la commission et est chargé de les communiquer aux autres membres de la commission.
Dès réception d'un accord, date à laquelle commence à courir le délai légal pour décision par la commission, le secrétariat accuse réception du dossier par lettre simple, vérifie son contenu qui doit être conforme aux dispositions prévues à l'article 6 de l'accord portant création de la commission paritaire de validation.
En cas de dossier incomplet, le secrétariat demande à la partie signataire qui sollicite la validation de l'accord de lui adresser les pièces manquantes. Dans ce cas, le délai légal pour décision par la commission commence à courir à réception des pièces manquantes.
Au moins 1 semaine avant la date de tenue de la commission, il procède à la convocation des membres de la commission en indiquant la date, l'heure, le lieu, la liste des accords qui seront examinés en séance et en transmettant les dossiers correspondants.
Il est responsable de l'établissement et de la gestion de la feuille de présence qui devra être établie pour chaque commission et devra être dûment émargée par les membres présents.
Il rédige les relevés de décisions en cours de réunions et les procès-verbaux à l'issue de chaque réunion de la commission.
Il notifie les décisions de la commission aux parties signataires de l'accord soumis à validation et transmet les procès-verbaux de réunion aux membres de la commission.